Merhabalar,
Bu yazımda sizlere özellikle yeni kurulan Proje Yönetim Ofisleri tarafından zaman zaman atlanan ama aslında temel bir ihtiyaç olan bir soruyu cevaplamak istiyorum.
Kurumunuzda tanımlı bir Proje Yönetim Metodolojisi var mı?
Proje Yönetim Metodolojisi Nedir?
Öncelikle PYM (Proje Yönetim Metodolojisi) ‘nin tanımıyla başlayalım. Proje Yönetim Metolodojisi, yürütülecek projelerin etkin şekilde yönetilmesi adına oluşturulmuş bir prosedürdür. Buradaki tanımlar tamamen kurumun şartlarına ve Proje Yönetimi’nin temel şartlarına uygun olarak hazırlanmalıdır. Yeni kurulan proje yönetim ofislerinin en büyük hatası bu metodolojiyi oluşturmadan harekete geçmesidir. Özellikle yeni ofislerin en temel ve ilk işi bu metodolojiyi oluşturmak olmalıdır.
Proje Yönetim Metodolojisi Nasıl Oluşturulur ?
PYM oluşturulması işlemi başta zamanınızı alacak, ama sonrasında büyük kazançlar elde edeceğiniz bir adımdır. Dolayısıyla çok detaylı bir şekilde ihtiyaçlar belirlenmeli ve gerekli aksiyonlar alınmalıdır. Adım adım ilerleyecek olursak;
- PMI tarafından kabul edilmiş Proje Yönetim Süreçlerinin incelenmesi ve metodolojinin bu temel süreç başlıkları içerisinde planlanması gerekiyor.
- Sonrasında kurum politikaları, prosedürleri ve süreçleri dikkatli bir şekilde incelenmelidir.
- Projelerin oluşma süreci dikkatli bir şekilde incelenmelidir.
- Üst yönetim beklentileri alınmalıdır.
- Fonksiyonel yöneticiler ile görüşülerek proje yönetimi anlamındaki ihtiyaçları alınmalıdır.
- Son aşamada personelin ihtiyaçları ve yaşadığı sıkıntılar farklı grup toplantıları ile belirlenmeli ve metodoloji oluşturulurken bunlar da dikkate alınmalıdır.
Gereksinimler belirlendikten sonra Proje Yönetim Ofisi çalışanlarının biraraya gelerek taslak bir akış üzerinde çalışması ve bu taslak üzerindeki detayları belirlemesi gerekmektedir. Metodoloji oluşturulurken yapılması gereken çalışmalar 2 aşamaya ayrılabilir.
- Proje Öncesi Yapılması Gereken Adımlar
- Proje Yönetim Sürecinde Yapılması Gereken Adımlar
- Proje Öncesi Yapılması Gereken Adımlar
Metodoloji oluşturulurken proje öncesi yapılması gereken adımları özetlersek;
- Proje Yönetimi Yazılım Aracının Belirlenmesi: Teknoloji çağında artık attığımız her adım kayıt altında. Dolayısıyla iyi bir metodoloji için bir sistem ve tool ihtiyacı kesinlikle mevcut. Bu yüzden ilk adım bir proje yönetimi yazılım aracının uygulamaya alınması ve yapılacak her işlemin buradan yönetiliyor olmasını sağlamaktır.
- Her Projenin Mutlaka Bir Talebi Olmalıdır : Birgün gelirde üst yönetiminiz size bu projeyi neden yaptınız, kim söyledi gibi bir soru sorduğunda anlamsız bir ifadeyle kalmamanız adına her proje için mutlaka bir talep açılmasını ve bu talebin son aşamada proje sponsoru tarafından onaylatılmasını sağlayan bir süreç tasarlayın (proje yönetimi yazılım aracı ile).
- Her İş Proje midir? : Metodolojinizi hazırlarken yapılan her çalışmayı proje olarak ele almamanız Bildiğiniz üzere proje, başlangıç ve bitişi belli olan benzersiz (tekrarlamayan) işler olarak özetlenebilir. Talep ise daha çok kısa süreli ve tekrarlayan işler gibi görülebilir. Tabiki bu tanımlar bazen bu ayrımı yapmaya yetmeyebilir. Dolayısıyla neye proje, neye talep diyeceğinizi iyi belirleyin. Bunun için ölçülebilir kriterler koyun. Örneğin; 30 adam.günden az eforlu talepler proje değildir gibi…
Eğer bu bir projedir diyebiliyorsak proje sürecindeki adımlara geçebiliriz.
- Proje Sürecinde Yapılması Gereken Adımlar
Bildiğiniz üzere Proje süreçleri, Başlangıç, Planlama, Yürüme, İzleme/Kontrol ve Kapanış adımlarından oluşmakta.
Tabiki her projede aynı metolodolojiyi uygulamak mümkün olmayabilir. Dolayısıyla ilk adım projeleri sınıflara ayırmak ve sonrasında önceliklendirmek olmalıdır.
Bu nedenle Proje Sürecinde yapılması gereken adımları 3 ana başlık altında toplayabiliriz.
- Proje Ölçeklendirme
- Proje Önceliklendirme
- Proje Yönetim Süreci
Proje Ölçeklendirme
Proje ölçeklendirme işlemini kurumunuzun şartlarına paralel olacak şekilde dilediğiniz gibi yapabilirsiniz. Genel kullanım, KÜÇÜK / ORTA / BÜYÜK proje şeklinde yapılan sınıflandırmalardır. Böyle bir sınıflandırma yaparak her projede aynı detaylara girmenize gerek kalmayacaktır. Bu sınıflandırma yapılırken de belirli ölçülebilir kriterler belirlenmeli ve mümkün olduğunca yoruma kapalı olmalıdır. Örnek bazı kriterleri paylaşacak olursam;
- Proje Süresi,
- Çalışma Eforu,
- Maliyet,
- Proje Risk Seviyesi vb.
Her bir kriter için yapacağınız sınıflandırmaya giren aralıklar belirlenmeli ve bir skorlama algoritmasına göre projenin sınıfı/tipi belirlenmelidir.
Proje Önceliklendirme
Proje talebi iletildi, proje kararı verildi ve ilk aşama olarak projenin büyüklüğü tespit edildi.
İkinci aşama olarak ise projenin önceliği belirlenmelidir. Bunun için de yine belirli ölçülebilir kriterler konmalı ve yoruma çok fazla açık olmayan bu kriterler ile projenin önceliği belirlenmelidir. Proje öncelik puanı, kurumun stratejik hedeflere ulaşmasında baz alınabilecek önemli bir değer olacaktır. Kullanılabilecek bazı örnek kriterleri paylaşacak olursam;
- ROI
- Talep Kaynağı
- Uygulamaya Geçme Kolaylığı vb..
Her bir kriter için puanlamalar belirlenmeli ve alınacak toplam skora göre projenin öncelik değeri belirlenmelidir.
Proje Yönetim Süreci
Bölümün başında belirttiğim gibi Proje süreçleri, Başlangıç, Planlama, Yürüme, İzleme/Kontrol ve Kapanış adımlarından oluşmakta. Tüm bu adımlar için metodolojide yapılması gerekenler proje tipine göre belirlenmeli ve projeler bu matris yapıya göre yönetilmelidir. Örnek bir matris paylaşacak olursam(*);
| Phase | Activities/Deliverables | Project Class | ||
| Small | Medium | Large | ||
| Initiating | ||||
| Initiating | Project Request Document (PID) | X | X | X |
| Business Case | X | X | X | |
| Project Governance | X | X | ||
| Assign Project Manager/Lead | X | X | ||
| Planning | ||||
| Planning | Planning Kick-Off Meeting | X | X | |
| Project Charter | X | X | ||
| Work Plan – Schedule Development | X | X | ||
| Project Team Structure/Roles & Responsibilites | X | X | ||
| Risk Management Plan | X | |||
| Time Management Plan | X | |||
| Cost Management Plan | X | X | ||
| Resource Plan/Team assignments | X | |||
| Issue Management Plan | X | |||
| Communications Management Plan | X | X | X | |
| Scope Management Plan | X | |||
| Phase Sign-off Document | X | |||
| Executing/Implementing | ||||
| Executing Implementing |
Project Kick -off Meeting | X | X | |
| Manage Communications | X | X | X | |
| Manage Risks | X | X | ||
| Manage Schedule | X | X | ||
| Manage Scope | X | X | X | |
| Manage Costs | X | X | ||
| Manage Issues | X | X | ||
| Closure | ||||
| Closure | Formal Acceptance | X | X | |
| Transition to Production/Operations | X | X | X | |
| Contract Closure | X | X | ||
| Lessons Learned | X | |||
| Project Sign-off/Closure Document | X | X | X | |
| Celebrate | X | X | ||
| Monitoring & Controlling | ||||
| Monitoring & Controlling |
Status Report | X | X | X |
| Visual Project Plan | X | X | ||
| Perfomance measures | X | |||
| Document Issues | X | X | ||
| Conduct Status Review meetings | X | X | ||
| Change Requests | X | X | ||
(*)https://hcis.healthcare.uiowa.edu
Yukarıda da görüldüğü üzere projeler büyüklüklerine göre yönetilmeli ve hangi büyüklükteki projenin hangi aşamalardan geçmesi gerektiği yine metodolojinizde kesin olarak yer almalıdır.
Doküman Templateleri
Bu matris belirlendikten sonra yapmanız gereken iş, doküman templatelerini oluşturmak olacaktır.
Yukarıda yer alan matristeki her bir madde için kurumsal bir şablon oluşturulmalı ve bu şablonlar doldurulmuş örnekleri ile birlikte tüm kurumun erişebileceği bir yerde muhafaza edilmelidir. Örnek dokümanları internet araştırmaları ile kolaylıkla elde edebilirsiniz. Herhangi bir sorun yaşamanız durumunda Bana Ulaşın adımından benimle de iletişime geçebilirsiniz.
Başlangıç – Planlama – Yürütme – İzleme / Kontrol ve Kapanış
Tabiki proje yönetim metodolojisinin en önemli adımları proje yönetim süreçleri içerisinde yer alacak adımlar olacaktır. Fakat bu adımlar metodolojiniz olmasa da her proje yöneticisinin zaten uyguladığı adımlar olduğu için bu yazımda çok fazla değinmeyeceğim.
Burada dikkat edilmesi gereken ve metodolojiye mutlaka eklenmesi gereken husus, hangi işlemin kim tarafından yapılacağı ve kim/(ler) tarafından onaylanacağının belirlenmiş olmasıdır. Bu adımlara metodolojinizde yer verir iseniz proje yönetimi sürecinde herhangi bir sorunla karşılaşmayacaksınızdır.
Tabiki bu aşamada Proje Yöneticisinin belirlenmesi de metodolojide yer almalıdır. Bazı Proje Yönetim Ofisleri tüm projeleri yönetecek insan kaynağına sahip olmayabilir ya da farklı gerekçelerden ötürü sadece belirli projeleri yönetiyor olabilir. Dolayısıyla burada özellikle vurgulamak istediğim konu, proje yöneticisini belirleme sürecinin de metodolojide kesinlikle yer alması olacaktır.
Metodolojimiz Hazır !
Metodolojinizi hazırladınız. Hemen tüm kuruma metodolojimiz hazır diye bir mail atabilirsiniz. Ama atmayın J
Unutmayın ki bu metodoloji tüm kurum tarafından uygulanacak. Dolayısıyla mutlaka onların son bir görüşünü ve onayını almanız herkesin bu metodolojiyi benimsemesi açısından önem arzetmektedir.
Yapmanız gereken, sırasıyla önce üst yönetime, sonrasında da fonksiyonel yöneticiler ile diğer tüm proje yöneticilerine metodolojinizi anlatmanız ve hedeflerinizi iyi bir şekilde ifade etmeniz olacaktır. Bu adımı gerçekleştirdikten sonra son değişikliklerinizi yaparak metodolojinizi yayınlayabilir ve uygulamaya geçirebilirsiniz.
Umarım böyle bir çalışma planlayanlar için bir fikir oluşturabilmişimdir. Herhangi bir konudaki soru ya da görüşleriniz için Bana Ulaşın adımından benimle iletişime geçebilirsiniz.
Saygılarımla,
Erkan ÇİNKO, MSc, PMP, PSM I
Erkan Çinko 