Hepimizin bildiği ve yaşadığı üzere; birçok şirkette yılda birkez olmak kaydıyla performans primleri dağıtılır; ve hepimiz biliriz ki o yıl hepimiz çok iyi çalışmış ve en iyi performansı biz hak etmişizdir 🙂
Ama maalesef performans primleri dağıtıldıktan sonra çoğu çalışan mutsuz olmakta ve düşük performansının nedenlerini sorgulamakta; yöneticilerinden tatmin edici bir cevap bulamayınca da çalışmalarını mutsuz bir şekilde devam ettirmekte ya da çözümü işten ayrılmakta bulmakta. Bu tatminsizliğin en önemli nedeni, sene başında çalışanlara hedeflerin belirtilmemiş olması ve hedefini bilmeden çalışan çalışanların sene sonunda tamamen yöneticilerinin subjektif değerlendirmeleri ile bir performans notu almasından kaynaklanmaktadır.
Olması gereken, sene başında KPI hedeflerinin belirlenmiş ve bu KPI ların çalışanlar ile paylaşılmış olması; bu metriklerin de ölçülebilir nitelikte olmasıdır.
Ben bu yazımda IK performans yönetimi konusunun detaylarına çok fazla girmeyeceğim. Bu konuyu sonraki yazılarımda anlatmaya çalışacağım.
Bu yazı özelinde aslında yukarıda bahsettiğim IK performans yönetiminin bir parçası olan, projelerdeki KPI değerlendirme sürecinden bahsedeceğim. Yazımı, daha önce projelerde hiç performans yönetimi yapmayan proje yönetim ofisleri için bir başlangıç adımı olarak düşünebilirsiniz. Bunu anlatırken hemen uygulamaya geçebilmeniz amacıyla örnek bir hesaplama yöntemi de kullanıyor olacağım.
PROJE KPI’LARI
Öncelikle Projenin KPI’larının Proje Yöneticisi ve Proje Ekip Üyeleri için ayrı ayrı hesaplanmasının daha doğru olacağı kanısındayım. Çünkü her iki rol için farklı değerlendirmeler sözkonusu olacaktır.
Şimdi proje yöneticisi için uygulanacak KPI’ları ve ölçüm kriterlerini sırasıyla inceleyelim.
Proje Yöneticisi için Proje KPI Karnesi
Projelerdeki üçgeni bilmeyeniniz yoktur.
- KAPSAM
- ZAMAN
- MALİYET
ve tam ortalarında KALİTE.
Dolayısıyla bu 4 başlık ile ilgili mutlaka bir KPI nız olmalı.
Bunlarla birlikte kurumsal bir firmada çalışıyorsanız, mutlaka bir Proje Yönetim Metodolojiniz var demektir (https://erkancinko.wordpress.com/2016/12/31/proje-yonetim-metodolojiniz-var-mi/ linkindeki yazımı okuyabilirsiniz). Bu yüzden 5. Kriter olarak Proje Yönetim Metodolojisine Uyum başlığını da KPI’lara ekliyorum.
Son olarak günümüzün en önemli konusu Paydaş memnuniyeti ile KPI larımızı tamamlıyoruz.
Toplamda oluşan 6 KPI’mız;
- KAPSAM
- ZAMAN
- MALİYET
- KALİTE
- METODOLOJİYE UYUM
- PAYDAŞ MEMNUNİYETİ
Şimdi gelin bu kriterlere ait örnek hesaplama yöntemlerini bir inceleyelim.
KPI Hesaplama Yöntemleri ve Ağırlıkları
- Kapsam (%20)
Kapsam, projenin namusudur. Dolayısıyla proje yöneticisi için en önemli KPI’lardan biri olarak KAPSAMın yerine getirilmesini öngörebiliriz. Kapsam için ölçüm şu şekilde yapılabilir;
Projenin başında belirlenen kapsama ilişkin ortaya çıkan gereksinimler ile proje sonunda bu gereksinimlerin tamamlanma oranına göre KAPSAM puanı belli olur. Örneğin;
Proje başında Kapsama ilişkin 20 gereksinim belirlenmiş olsun.
Proje sonunda da 18 gereksinimin tamamlandığı ve projenin bu şekilde kapatıldığı varsayılsın.
Bu KPI dan alınacak puan 18/20 * 20 (Kapsam Ağırlığı) = 18 puan olarak hesaplanacaktır.
- Zaman (%20)
Proje yönetiminde belki de en önemli konu projenin zamanında bitmesidir. Dolayısıyla biz de zamanı önemli bir KPI olarak listeye ekliyoruz.
Hesaplama yöntemi ise gecikme oranına göre hesaplanabilir:
- Gecikme oranı = (gerçekleşen bitiş – planlanan bitiş) / proje süresi
[NOT: Gerçekleşen bitiş, planlanan bitişten önce ise tam puan alınır. ]
KPI Puanı ;
%0 < gecikme oranı <= % 5 ise 17,5;
%5 < gecikme oranı <= % 10 ise 15;
%10 < gecikme oranı <= % 20 ise 10;
%20 < gecikme oranı <= % 30 ise 7,5;
%30 < gecikme oranı <= % 50 ise 5 ve
%50 < gecikme oranı ise 0 olarak hesaplanabilir.
Örneğin;
100 günlük bir proje düşünelim. Bu proje 10 gün gecikmiş ise gecikme oranı;
10 / 100 = %10 olup bu KPI dan alınacak puan 15 olarak hesaplanacaktır.
NOT : Burada zaman planlamalarının çok fazla buffer ile yapılmasını engellemek adına planlanan bitiş tarihinden çok önce biten projeler için de benzer bir sistemle puan azaltması yapılabilir.
- Maliyet (%15)
Maliyet konusu bazı kurumlar için çok büyük önem arzetmekte olup, bazı kurumlar için çok fazla önemsenmemektedir. Dolayısıyla bu kriter için ağırlıklarınızı kurumun hedeflerine bağlı olarak revize etmeniz gerekebilir.
Maliyet KPI hesaplamalarında proje başında planlanan adam.gün maliyetinin proje sonundaki gerçekleşen adam.gün maliyeti ve işçilik dışı maliyetler gözönüne alınabilir.
Zaman KPI için belirlenen hesaplama yöntemi ve aralıklar için maliyet için de kullanılabilir.
- Maliyet aşım oranı = (gerçekleşen bitiş maliyeti – planlanan proje maliyeti) / Planlanan proje maliyeti
[NOT: Gerçekleşen bitiş, planlanan bitişten az ise tam puan alınır. ]
KPI Puanı ;
%0 < Maliyet aşım oranı <= % 5 ise 17,5;
%5 < Maliyet aşım oranı <= % 10 ise 15;
%10 < Maliyet aşım oranı <= % 20 ise 10;
%20 < Maliyet aşım oranı <= % 30 ise 7,5;
%30 < Maliyet aşım oranı <= % 50 ise 5 ve
%50 < Maliyet aşım oranı ise 0 olarak hesaplanabilir.
NOT : Burada maliyet planlamalarının çok fazla buffer ile yapılmasını engellemek adına planlanan maliyete göre çok daha düşük maliyetlerde tamamlanan projeler için de benzer bir sistemle puan azaltması yapılabilir.
- Kalite (%15)
KPI lar içerisinde ölçülebilir hesaplama yöntemi açısından en zor kriter olarak Kalite göze çarpmakta.
Birbirinden çok farklı projeler olmakla birlikte özellikle yazılım sektörü açısından düşünüldüğünde proje bittikten sonra ortaya çıkan bug lar kalite KPI puanını belirleyecektir (Bir yazılım projesi yapılmıyorsa kalite için farklı kriterlerin proje başında belirleniyor olması gerekmektedir).
KPI puanı;
- 0 bug için 15 puan
- 1 bug için 10 puan
- 2 bug için 5 puan
- 3 bug ve üzeri için 0 puan olarak belirlenebilir.
- Proje Yönetim Metodolosine Uyum (%15)
Proje yönetim metodolojisi olmayan bir proje yönetim ofisinin bu kriteri KPI’lara eklemesi mümkün olmayacak. Doğrusu öncelikle bu metodolojinin tanımlanmış olması olacaktır (ilgili yazıma bu linkten ulaşabilirsiniz).
Metodolojinin var olduğu varsayımından yola çıkarak bu KPI’ın hesaplama yöntemini şöyle hesaplayabiliriz.
= Projede uygulanan metodoloji adım sayısı / Proje tipine göre uygulanması gereken adım sayısı
Örneğin;
Kurumun proje yönetim metodolojisi aşağıdaki gibi olsun(*) ve yönettiğimiz proje Küçük tip bir proje olsun.
| Phase | Activities/Deliverables | Template | Project Class | ||
| Small | Medium | Large | |||
| Initiating | |||||
| Initiating | Project Request Document (PID) | .doc | X | X | X |
| Business Case | X | X | X | ||
| Project Governance | X | X | |||
| Project Classification & Sizing | .xls | X | X | X | |
| Assign Project Manager/Lead | X | X | |||
| Phase Sign-off/Closure Document | .doc | X | X | ||
| Planning | |||||
| Planning | Planning Kick-Off Meeting | X | X | ||
| Project Charter | .doc | X | X | ||
| Project Approach | X | X | X | ||
| Work Plan – Schedule Development | .doc | X | X | ||
| Project Team Structure/Roles & Responsibilites | .doc | X | X | ||
| Risk Management Plan | X | ||||
| Time Management Plan | X | ||||
| Cost Management Plan | X | X | |||
| Resource Plan/Team assignments | X | ||||
| Issue Management Plan | X | ||||
| Communications Management Plan | X | X | X | ||
| Scope Management Plan | X | ||||
| Phase Sign-off Document | .doc | X | |||
| Executing/Implementing | |||||
| Executing Implementing |
Project Kick -off Meeting | X | X | ||
| Deliverables | X | X | |||
| Manage Communications | X | X | X | ||
| Manage Risks | X | X | |||
| Manage Schedule | X | X | |||
| Manage Scope | X | X | X | ||
| Manage Costs | X | X | |||
| Manage Issues | X | X | |||
| Phase Sign-off/Closure Document | .doc | X | |||
| Closure | |||||
| Closure | Formal Acceptance | X | X | ||
| Transition to Production/Operations | X | X | X | ||
| Contract Closure | X | X | |||
| Lessons Learned | X | ||||
| Administrative Closure Documentation | X | X | X | ||
| Project Sign-off/Closure Document | .doc | X | X | X | |
| Celebrate | X | X | |||
| Monitoring & Controlling | |||||
| Monitoring & Controlling |
Status Report | .doc | X | X | X |
| Visual Project Plan | .xls | X | X | ||
| Approved Changes | X | X | |||
| Perfomance measures | X | ||||
| Contract changes | X | ||||
| Document Issues | X | X | |||
| Conduct Status Review meetings | X | X | |||
| Corrective actions | X | ||||
| Monitoring and Controlling Checklist | X | ||||
| Change Requests | .doc | X | X | ||
(*)https://hcis.healthcare.uiowa.edu
Küçük tip projelerde göreceğiniz üzere metodolojimizde uygulanması gereken adım sayısı 11. Bu adımlardan projede 6’sı uygulanmış ise bu KPI’dan alınacak puan 15 * (6/11) = 8,2 olarak hesaplanacaktır.
- Paydaş / Yönetim Memnuniyeti (%15)
Zaman, kapsam, maliyet, kalite herşey yolunda gitmiş olabilir; fakat önemli konulardan biri de paydaşların memnuniyeti. Paydaş memnun değil ise projeden tam not almak doğru olmayacaktır. Dolayısıyla paydaş memnuniyeti de proje yöneticisinin notu açısından önem arzetmekte.
Hesaplama yöntemine gelecek olursak;
5 soruluk 5 puan üzerinden verilebilecek bir anket yeterli olacaktır.
Ankette ;
- Projenin yönetiminden memnun kaldınız mı? (Çok İyi, İyi, ….)
- Proje çıktısı beklentilerinizi karşılıyor mu?
- Projede karşılaşılan sorunlar hızlıca çözümlendi mi?
- Projede kullanılan iletişim yöntemleri yeterli miydi?
- Genel anlamıyla projeye vereceğiniz puan ?
gibi sorular ile 15 puan üzerinden bu KPI için puanınızı öğrenebilirsiniz.
KPI HESAP ÖZETİ
- Kapsam (%20)
- Zaman (%20)
- Maliyet (%15)
- Kalite (%15)
- Proje Yönetim Metodolosine Uyum (%15)
- Paydaş / Yönetim Memnuniyeti (%15)
Bir proje için yukarıdaki 6 kritere göre hesaplanmış puan proje yöneticisinin o proje için alacağı performans puanını gösterecektir. Yönetilen tüm projeler için bu tarz bir hesaplama yapılarak ortalaması alındığında Proje Yöneticisi için yıllık Genel Proje KPI puanı belirlenmiş olacaktır. Bu puanın IK performans yönetimi açısından belirli bir oranda değerlendirmeye alınması, projelerin başarısını teşvik edecek bir adım olması anlamında da önem arzetmektedir.
SONUÇ
Tabiki yukarıda bahsedilen kriterler, oranlar ve hesaplama yöntemleri kurumdan kuruma çok büyük farklılıklar gösterebilir. Burada sadece bir mantalite anlatılmaya çalışılmıştır. Bu uygulama örneğini kurumunuzun işleyişlerine göre revize etmeniz, belki de tamamen değiştirmeniz de gerekebilir. Unutmayın ki ne kadar draft bir yöntem olursa olsun, proje KPI değerlendirmesi yapıyor iseniz projelerinizin çok daha iyi bir şekilde yönetildiğini görebileceksiniz .
Yazımın ilk bölümünü burada bitiriyorum. İkinci kısımda proje ekibi için hesaplama yöntemlerini anlatıyor olacağım. Umarım kafanızda birşeyler canlandırabilmişimdir.
Soru ve görüşleriniz için yorum alanından ya da Bana Ulaşın linkini kullanarak benimle irtibata geçebilirsiniz.
Saygılarımla,
Erkan ÇİNKO, MSc, PMP, PSM I
Erkan Çinko 