SAFe Agilist Sertifikasyon Süreci ve Çalışma Materyalleri

SAFe Hakkında Genel Bilgi
SAFe (Scaled Agile Framework), büyük ölçekli organizasyonlarda Agile yazılım geliştirme uygulamalarını yönetmek için kullanılan bütünsel bir çerçevedir. SAFe, ekiple çalışmanın, sürdürülebilir eylemler gerçekleştirmenin ve etkili sonuçlar elde etmenin yollarını tanımlamaktadır. SAFe’nin temel amacı, karmaşık sistemleri tasarlayan, geliştiren ve dağıtan organizasyonların, hızla değişen iş ortamlarında rekabet avantajı elde etmelerinde yardımcı olmaktır.

SAFe Agilist Sertifikasyonu
SAFe Agilist Sertifikasyonu, SAFe çerçevesinin temel prensiplerini ve uygulamalarını anlayan bireyler için verilen bir sertifikadır. Bu sertifikaya sahip olmak, bir kişinin büyük ölçekli Agile projeleri yönetme ve organizasyonlarına Agile prensiplerini benimsetme yeteneğini kanıtlamasına olanak tanır.

SAFe Agilist sertifikası, Agile ekosistemi ve SAFe çerçevesinin temel unsurları hakkında bir anlayış sağlamayı amaçlamaktadır. Sertifikasyon süreci, bir eğitim kursuna katılmayı ve ardından SAFe Agilist (SA) sınavını başarıyla geçmeyi içermektedir.

SAFe Agilist Sertifikasyon Süreci
SAFe Agilist sertifikasyonu, aşağıdaki adımları içeren bir süreçten oluşmaktadır:

SAFe Agilist Eğitimi: SAFe Agilist sertifikasyonunu elde etmek için, öncelikle bir SAFe Agilist eğitim kursuna katılmanız gerekmektedir. Bu kurs, SAFe’nin temel prensiplerini, uygulamalarını ve çerçevenin nasıl uygulanacağını kapsayan kapsamlı bir eğitim sunar. Eğitimin genellikle 2 gün sürdüğünü unutmayın.

Sınav Başvurusu: Eğitimi başarıyla tamamladıktan sonra, SAFe Agilist sertifikasyonu için sınava başvurmanız gerekmektedir. Sınav, resmi SAFe eğitim sağlayıcısı tarafından sağlanır ve çevrimiçi olarak gerçekleştirilir.

Sınavın Tamamlanması: Sınavı başarıyla geçmek için belirli bir yüzdelik puan elde etmeniz gerekmektedir. SAFe Agilist sertifikasyonu için ön gereklilik olan bu sınav, SAFe prensiplerini ve uygulamalarını anladığınızı ve etkili bir şekilde kullanabileceğinizi göstermeniz için tasarlanmıştır.

4.Sertifika Alımı: Sınavı başarıyla tamamladıktan sonra, SAFe Agilist sertifikası almak için resmi sertifika sürecini takip etmeniz gerekmektedir. Sertifika size e-posta yoluyla gönderilecek ve SAFe Agilist olarak resmi olarak onaylanmış olacaksınız.

SAFe Agilist Çalışma Materyalleri
SAFe Agilist sertifikasyonu için çalışma materyalleri, SAFe çerçevesini ve Agile prensiplerini anlama ve pratikte uygulama becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olur. Aşağıda, SAFe Agilist sertifikasyonu için kullanabileceğiniz bazı çalışma materyallerini bulabilirsiniz:

SAFe Çerçeve Belgeleri: SAFe web sitesinde, SAFe’nin çeşitli unsurlarını ve uygulamalarını anlatan bir dizi belge bulunmaktadır. Bu belgeler, SAFe Agilist sertifikasyonu için çalışırken başvurabileceğiniz önemli bir kaynaktır.

Kitaplar: SAFe hakkında çeşitli kitaplar mevcuttur ve bu kitaplar SAFe çerçevesini ve uygulamalarını daha derinlemesine anlamanızı sağlar. “SAFe Distilled” ve “SAFe 5.0 Reference Guide” gibi kitaplar, SAFe Agilist sertifikasyonu için iyi bir referans kaynağı olabilir.

Eğitim Kursları: SAFe Agilist sertifikasyonu için resmi eğitim kursları, çalışma materyalleri ve örnek senaryoları içeren kapsamlı bir öğrenme deneyimi sunar. Bu kurslar, SAFe prensiplerini daha iyi anlama ve uygulama becerilerinizi geliştirme konusunda size yol gösterecektir.

Sonuç
SAFe Agilist sertifikasyonu, büyük ölçekli Agile projeleri yönetme ve organizasyonunuzda Agile prensiplerini benimseme konusunda yeteneklerinizi kanıtlamak için mükemmel bir yol sağlar. SAFe Agilist sertifikasyonu süreci sınavdan önceki eğitimden sınavı tamamlamaya kadar devam eden bir süreçtir ve çeşitli çalışma materyalleri kullanarak sertifikasyon sürecinizi destekleyebilirsiniz.

Not: Bu yazı, SAFe Agilist sertifikasyon süreci ve çalışma materyalleri hakkında genel bilgiler sağlamak amacıyla hazırlanmıştır. Sertifikasyon süreci ve çalışma materyalleri hakkında daha ayrıntılı bilgi almak için resmi SAFe web sitesini ziyaret etmenizi öneririz.

Bu yazı yapay zeka ile hazırlanmıştır 🙂

AGİLE DÖNÜŞÜM SONRASI PROJE YÖNETİM OFİSLERİNİN GELECEĞİ

Agile fırtınası hız kesmeden devam ediyor. Bu konuda zaten herkes yeterince bilgi sahibi olmaya başladı. Ben ise bu yazımda bu dönüşümün özellikle proje ofislerini ve proje yöneticilerini nasıl etkileyeceği kısmına değineceğim.

 

Proje Yöneticileri: Bize ne olacak?

Agile dönüşümler sonrası biz ne yapacağız diyen birçok bölüm olmaya başladı. Özellikle Ürün bazlı yapılanmalar analiz, yazılım, test bölümlerinin yöneticilerini tedirgin ederken; scrum, kanban vb. yaklaşımlar da proje ofislerindeki proje yöneticilerini tedirgin etmeye başladı. Ama herkes rahat olsun, agile dönüşüm herkesi daha mutlu edecek J

Bir proje yönetim ofisi yöneticisi olarak kurumumuzda agile dönüşümü başlatan ve bunu ilk benimseyen ekip yine biz olduk.

Traditional yöntemlerde planın kontrolünü tamamen elinde bulunduran proje yöneticilerimiz scrum ile birlikte 2 adım sonrasını göremeyiz düşüncesine girdiler. Fakat işin içine girdiklerinde özellikle farklı agile takımların birlikte çalıştığı projelerde bir koordinatör ihtiyacı olduğunu çok net gözlemlediler.

 

 

PROJE YÖNETİCİLERİNE YENİ ROLLER

Peki proje ofisleri ve proje yöneticilerinin yeni rolleri ne olacak? Öncelikle şunu belirtmeliyim ki, proje ofisleri artık sadece proje ofisi değil. Çevik Ofis, Agile Proje Ofisi, Proje Yönetimi ve Çevik Dönüşüm gibi isimleri bolca duyacağımızdan eminim. Bu bölümlerde yer alan arkadaşların da birçok farklı göreve hazır olması gerektiği kanısındayım.

Peki eski dönemde proje yöneticiliği yapan arkadaşların yeni rolleri neler olabilir? Buyrun bakalım…

 

·  Proje Yöneticisi: Her ne kadar kurumlar agile a geçse de, mutlaka waterfall ilerlemesi gereken projeler olacaktır; bu yüzden eski bildiklerinizi hemen unutmayın J

 

 

 

 

 

 

 

·   Program Yöneticisi: Tamamen agile yürüyecek projelerde eğer birden fazla takım birlikte çalışıyorsa bunların koordinasyonunu ve release managementını yönetecek bir ünvana gerek var. Buna da biz Program Yöneticisi ünvanını uygun bulduk, sizler daha farklı isimler de kullanabilirsiniz.

 

·    Scrum Master: Bana göre Proje Yöneticilerinin en çok kayacağı görev burası olacak gibi. Takımlardaki toplantı planlamaları, timebox kontrolü, ekibin yaşadığı sorunların çözülmesi gibi görevleri üstlenecek Scrum Masterlık görevi Proje Yöneticileri için biçilmiş kaftan.

 

 

 

·  Agile Coach: Scrum Masterlık görevine benzese de kurumun agile mindseti benimsemesi, eğitimlerin düzenlenmesi, yürütülecek projelerdeki metodoloyi belirlemek, güncel trendlerin takibi vb. birçok görev agile coachların görevi olacak. Kendilerini agile konusunda geliştiren proje yöneticileri bu pozisyonda da görev alabilecek.

 

 

 

·   Product Owner: Diğer ünvanlara göre daha düşük bir ihtimal olsa da, işin içine girmeyi seven, ürüne hakim proje yöneticileri product owner pozisyonlarında da görev alabilecektir. 

 

  

Bu ünvanların bir ya da daha fazlasını aynı anda yürütecek birçok proje yöneticisi olacaktır. Bu bir dezavantaj değil, tam tersi yetkinlik anlamında proje yöneticilerine çok daha önemli misyonlar kazandıracak önemli bir avantaj olacaktır.

O yüzden Proje Ofisleri olarak bizler de agile a direnç gösteren değil, en büyük destekçisi olmalıyız.

Go Agile…

PMP Sınavı Değişiyorrr !

Uzun zamandır PMP sınavının 2019 yılı sonunda değişeceği söyleniyordu; ama beklenen oldu ve tarihte değişikliğie gidildi.

Mevcut içerikle 30 Haziran 2020 tarihine kadar PMP sınavına girebilirsiniz. 1 Temmuz 2020 itibari ile ise yeni PMP sınavı üzerinden değerlendirileceksiniz. Eğitimi alan adayların ellerini sıkı tutmalarını öneririm.

Tüm adaylara şimdiden başarılar…

Proje Ekibi İçin Örnek Performans Değerlendirme Sistemi

Daha önceki yazılarımda proje yöneticisi için performans değerlendirme örneklerinden bahsetmiştim. Bu yazımda ise projede yer alan ekip üyelerinin performanslarının nasıl hesaplanacağı ile ilgili örnek bir modeli sizlere anlatmaya çalışacağım.

 

Neden Performans Değerlendirme Sistemi ?

Performans değerlendirme modelini anlatmaya başlamadan önce neden böyle bir sisteme ihtiyaç olduğunu çok kısa anlatmak isterim.

Şu bir gerçek ki, kimse kendisini başarısız hissetmez. Dost acı söyler lafı çok meşhurdur fakat gerçek hayatta etrafımızdaki arkadaşlarımıza kendimizi sorduğumuzda öyle düşünmeseler bile alacağımız cevap : “Harikasın, muhteşemsin, yöneticin seni iyi değerlendiremiyor!” olur.

Tabiki salt bir performans modeli ile kişinin başarısı ölçülemez fakat bir ipucu verebilir. Ben de bu ipucuyu bulmak adına bu yazıda örnek bir performans değerlendirme modeli anlatacağım.

 

Örnek Performans Değerlendirme Sistemi

Öncelikle bir ekip üyesini kimlerin en iyi değerlendirebileceğini düşünelim.

• Proje yöneticisi

• Kendi yöneticisi ve

• Projedeki diğer ekip üyeleri

Dolayısıyla sistemimizde bu 3 kriter için birer katsayı vereceğiz.

İkincil olarak ölçülebilir kriterleri ekleceğiz. Bunlar da;

• Zamana uyum

• Maliyete uyum ve

• Kalite / Metodolojiye uyum

Bu 6 kriter ile örnek performans değerlendirme sistemimizi oluşturmuş olacağız. Şimdi biraz daha detaya inelim.

 

Örnek Model

Şunu tekrar hatırlatmakta fayda görüyorum. Burada bahsedilen kriterler örnek kriterlerdir ve kurumdan kuruma büyük farklılıklar gösterebilir. Kurumunuz için neler önemliyse onlar ile ilgili kriterleri eklemeniz ya da ağırlıklarını düzenlemeniz gerekecektir.

Aşağıda 6 kriter için belirlediğim örnek ağırlıkları görebilirsiniz:

 

Bu kriterleri ve ölçüm metotlarını kısa kısa açıklayacak olursam:

1.Zaman (%40)

Projede ilgili kişi için atanan tasklarda deadlinelara uyum oranı. Burada önceki tasklardan kaynaklı gecikmelerin ilgili kişiye yansıtılmamasına dikkat edilmelidir.

2.Kalite/Metodolojiye Uyum (%20)

Bu kurumun hassasiyetleri ile ilgili bir kriterdir. Kişinin kaliteli iş yapmasından tutun (Ör: Yazılımcılar için çıkan bug oran), efor girişi yapma oranına veyahut toplantılara katılım oranına kadar ölçülebilir kriterler ekleyip değerlendirebilirsiniz. Biz kurumumuzda, proje yönetim yazılımımızı kullanmayı teşvik etmek amacıyla kişinin efor girişi yapma oranını ekledik.

3.Maliyet (%10)

Proje başında işin ne kadarlık bir eforla tamamlanabileceğine dair planlar yapılır. Bu efor planlamasına uyum oranı da ilgili ekip üyesi için bir değerlendirme kriteri olarak kullanılabilir.

4.Proje Ekibi Değerlendirmesi (%10)

Ekip üyesini en iyi değerlendirebilecek kişiler aslında ekipteki diğer arkadaşlarıdır. Dolayısıyla proje sonunda bir anket düzenlenerek ekibin birbirini değerlendirmesi istenebilir. Ama herkese 10/10 vermeyi seven bir miletiz 🙂 Dolayısıyla burada bir tüyo vermek isterim:

Objektifliği sağlamak amacıyla en iyi ilk 5 notu her bir not bir kişiye verilebilecek şekilde bir zorunluluk getirilebilir.

5.Fonksiyonel Yönetici Değerlendirmesi (%10)

Kişinin kendi yöneticisinin notu da performans değerlendirmesinde mutlaka olmalı. Yöneticileri tamamen devre dışı bırakıp, küstürmeyelim derim 🙂

6.Proje Yöneticisi Değerlendirmesi (%10)

En objektif değerlendirmeyi açıkcası proje yöneticisinin yapacağını düşünenlerdenim. Çünkü proje yöneticisinin ekibinden kimse bu projede yer almayacak. Dolayısıyla olayları daha üst bir bakış açısı ile görebilir ve proje bazlı olarak farklı değerlendirmeler yapabilir. O yüzden mutlaka ve mutlaka proje yöneticisinin notunu bu sisteme dahil edin.

 

Sonuç

Sadece gözlem yapabilmek adına bile olsa bir performans değerlendirme sistemi kurup bunu ekip ile paylaştığınızda sonuçların iyileşeceğini göreceksiniz. O yüzden böyle bir sisteminiz yok ise hiç zaman kaybetmeyin ve modelinizi oluşturma başlayın.

Şunu da unutmayalım: Ne kadar ölçülebilir kriterler koyabilirseniz, o kadar sistemi otomatize edebilir ve hesaplamanızı kolaylaştırabilirsiniz…

Soru ve önerileriniz için benimle Bana Ulaşın adımından her zaman irtibata geçebilirsiniz.

Saygılarımla,

Erkan ÇİNKO, MSc, PMP, PSM I

Talep Yönetimi ile Daha Kaliteli Hizmet Anlayışı

Bu yazı, Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi’nin teknoloji dergisi “BİLGİ“de yayınlanan yazımdan alınmıştır.

for english: https://www.sbm.org.tr/dergi/10/#28

*************************************************************************************

Hizmet sektöründe yer alan her IT şirketinin en önemli süreçlerinden birisi Talep Yönetimi sürecidir.

Talep Yönetimi denilince genellikle Çağrı Yönetimi ile bir anlam karmaşası yaşandığı gözlemlenmektedir.  Talep Yönetimi aslında Çağrı Yönetimi sürecinin bir alt sürecidir. Talep Yönetimi sürecini doğru konumlandırabilmek için öncelikle Çağrı Yönetimi sürecinin doğru bir şekilde yapılandırılması ve bu süreçlerin çıktılarının Talep Yönetimi sürecinin bir girdisi olacak şekilde bir tasarım yapılması gerekmektedir. Bu konuyu ilerleyen bölümlerde daha detaylı anlatmaya çalışacağım.

ITIL ve Talep Yönetimi İlişkisi

Talep Yönetimi sürecine ait iyi uygulama örneklerini incelediğimizde ITIL baz alınarak oluşturulduğunu gözlemleyebilirsiniz. Dolayısıyla yazıya biraz ITIL dan bahsederek başlamak doğru olacaktır.

ITIL (Information Technologies Infrastructure Library- Bilgi Teknolojisi Altyapı Kütüphanesi) BT servislerini eksiksiz ve en iyi kalitede yönetmek için geliştirilmiş ve servis yönetimini en iyi şekilde sürdürmek için kullanıcılara rehberlik etmektedir. ITIL, doğru servislerin, doğru müşterilere, müşteri ihtiyaçları göz önüne alınarak tasarlanması ve mümkün olduğu kadar yüksek verimlilikle çalıştırılması esaslarına dayanan; tüm bu şartlar sağlandıktan sonra ise servislerin sürekli olarak iyileştirilmesini öngören endüstriyel bir “best practice” ( en iyi uygulamalar ) kütüphanesidir.

Fakat ITIL bize servislerimiz ile ilgili yapılması gerekenleri doğrudan göstermez; bunun nedeni her işletmenin farklı servislere, her servisin ise farklı işlemlere ihtiyaç duymasıdır. Ancak genel olarak servis mimarisini ve bu mimarinin oluşturulması veya iyileştirilmesi için takip edilmesi gereken tüm yolları açıkça gösterir. Talep Yönetimi de ITIL ın rehberlik ettiği konulardan yalnızca bir tanesidir.

 

Çağrı Yönetimi

Çağrı Yönetimi sürecinin en kilit noktası, tüm çağrıların Merkezi bir sistemde toplanmasını sağlamaktır. İster iç kullanıcı, ister dış kullanıcı olsun, gelen tüm çağrılar Merkezi bir sistem üzerinde tutulmalı ve burada kategorize edilmelidir. Tüm raporlamalar bu Merkezi sistem üzerinden yapılmalı ve sonrasında oluşacak çözüm süreçleri de yine buradan yönetilmelidir.

Gelen çağrılar çoğunlukla 4 ayrı kategoriye ayrılır. Bunlar;

1. Yardım

2. İstek

3. Hata

4. Talep

şeklindedir.

Bu tipleri kısaca açıklayacak olursak;

1. Yardım : Verilen hizmetlerle ilgili bir kullanıcı rehberliği ihtiyacı olan çağrılar için kullanılır. Örneğin; şifreyi yenileme işleminin nereden yapılacağı ile ilgili bir çağrı bu kategoriye girer. Bu tip çağrılar First Level Support diye adlandırılan 1. Seviye Destek ekipleri ile çözümlenecek konulardır.

2. İstek : Mevcut Hizmet ve servislere erişim talepleri istek tipindeki çağrılar olara sınıflandırılır. Bu tip çağrılar da  Seviye Destek ekipleri ile çözümlenebilir. Buradaki çağrı tipine, mevcut bir web uygulaması ekranına bir kullanıcının erişim yetkisi verilmesini örnek olarak gösterebiliriz.

3. Hata(Sorun) : Bir servis ya da hizmetin beklenen fonksiyonlarını yerine getiremediği durumlardır. Bu durumda gelen çağrılar hızlıca irdelenmeli ve hatanın önem/aciliyet durumuna göre Seviye destek birimlerine ya da ilgili iş birimlerine bildirilmesi gerekmektedir.

4. Talep : Bu yazının konusu olan Talep Yönetimi aslında bu Çağrı tipi ile başlamaktadır. Talep tipindeki çağrıları yeni bir servis ya da Hizmet talebi olarak tanımlayabiliriz. Bu tip bir Çağrı geldiğinde aslında Talep Yönetimi süreci başlamış olur.

 

Talep Yönetimi Süreci

Yukarıda da bahsedildiği üzere aslında gelen çağrıların Yardım, İstek ya da Hata kategorisinde olması durumunda bu çağrılar genellikle 1. Seviye ya da 2.Seviye destek birimleri ile çözümlenebilmektedir.

Eğer gelen çağrı “Yeni Servis/Hizmet Talebi” şeklinde ise bu talep öncelikle kurumunuzda taleplerin yönetiminden sorumlu ekibe aktarılmalıdır.

Talep Yönetimi birimine aktarılan tüm talepler için -eğer kurumunuzda bir proje yönetim ofisi var ise- öncelikle talep mi proje mi kararı verilmelidir. Bu sınıflandırmanın amacı; gelen isteğin kapsamlı bir talep olması durumunda paydaşların da sürece dahil edilmesi ile proje olarak takip edilmesi ve sürecin daha verimli yönetilmesini sağlamaktır.

Özetlersek, gelen istek nispeten daha küçük boyutta bir istek ise, talep ilgili iş birimine aktarılmalı iken; daha geniş kapsamlı ve paydaş sayısı nispeten daha çok olan talepler proje olarak ele alınmalı ve Proje Yönetim Ofisine yönlendirilmelidir.

Kurumunuza gelen tüm taleplerin değerlendirilmesi ve önceliklendirilmesi sürecin 2. adımı olmalıdır. Bu işlem için kurum içerisinde farklı bölümlerde çalışan  kişilerden oluşturabileceğiniz bir  Talep Değerlendirme ve Önceliklendirme Komitesi kurabilir ve periyodik olarak (örneğin ayda 1) toplanan bu komite ile talepleri değerlendirebilirsiniz. Bu sayede tüm talepler, önem / öncelik derecesine göre kategorize edilebilir.

Önceliklendirme kriterlerinden bazılarını aşağıda görüntüleyebilirsiniz:

Bu bilgiler ışığında tüm talepler niteliğine göre ilgili İş Birimi Portföylerine ya da Proje Yönetim Ofisine aktarılır.

Talep tipindeki istekler Servis Masası ürününüz üzerinden daha önce tanımlanmış süreçlerinize göre yönetilmeli ve izlenmelidir. Proje tipindeki istekler ise Proje Yönetim aracınız üzerinden izlenmeli ve kontrol edilmelidir.

Proje tipindeki talepler Servis Masası ve varsa Talep Değerlendirme Komiteniz tarafından ölçeklendirilmeli ve Proje Yönetim Ofisinize aktarılmalıdır.

Aşağıda proje ölçeklendirme kriterlerinden bazılarını görüntüleyebilirsiniz:

Ölçeklendirme sonucuna göre projeler genellikle (her kurumda farklı olabilir) kategorize edilir. Çünkü projelerin yönetimi de bu kategorizasyonlara göre farklılar gösterebilir. Örneğin X tipi bir projede Maliyet Yönetimi planı yapılması beklenmezken; Y tipi bir projede hem Maliyet Yönetimi planı hem de Risk Yönetimi planının yapılması kurumunuz tarafından beklenebilir.

Dünya genelinde çoğunlukla kullanılan ve iyi uygulama örneklerini incelediğimizde bizim de kullanmaya karar verdiğimiz proje kategorizasyon tipleri Küçük, Orta ve Büyük proje şeklindedir.

Örnek(*) bir ölçeklendirme bazlı yönetim şeklini  aşağıda görüntüleyebilirsiniz:

(*)https://hcis.healthcare.uiowa.edu

Sonraki adımda, ölçeklendirilen ve önceliklendirilen tüm talep ve projeler ilgili birimlere dağıtılmalıdır. Sorumlu ekipler tarafından yürütülen bu isteklerin genel takibi Merkezi Talep Yönetimi ekibi tarafından belirli periyotlar ile kontrol edilmeli ve aksayan durumlarda derhal müdahele edilmelidir.

Haftalık olarak yapılan değerlendirme toplantıları ile bu taleplerin gözden geçirilmesi ve son durum bilgilerinin alınması izleme ve kontrol sürecinin en önemli adımı olacaktır. Bu işlemlerin periyodik olarak yapılması ve sürekli raporlanması büyük önem arzetmektedir.

Bu işlemlerin mümkün ise otomasyona dönüştürülmesi, kurumunuz adına önemli maliyet avantajları yaratabilir. Örneğin yürütülen tüm projelerin haftalık olarak yönetime raporlanması işleminin otomasyona alınması sayesinde projelerin durumları, tamamlanma oranları, maliyet bilgileri, haftalık olarak tamamlanan işler ve gelecek hafta yapılacak işler gibi bilgilere anlık olarak erişilebilmesi sağlanabilir.

Değerlendirmeler sırasında tamamlandığı tespit edilen tüm talepler de bu raporlamalarda gösterilmeli ve üst yönetim bilgilendirilmelidir.

 Talep Yönetimi ile Performans Değerlendirme

Tamamlanan her talep ve proje için genellikle performans değerlendirmeleri de yapılmalıdır. İyi uygulama örneklerini incelediğimizde, çoğunlukla talep ve proje tipi için 2 ayrı Proje Başarı Puanı hesaplamasının yapılabileceği gözlemlenmiş olup, aşağıda kullanılabilecek hesaplama kriterleri ile ilgili örnek bilgilere ulaşabilirsiniz.

Talepler için Örnek Performans Değerlendirme Kriterleri

Projeler için Örnek Performans Değerlendirme Kriterleri

Bu değerlendirmeler ekiplerinizin yıl sonu performans değerlendirmesinde belirli bir oranda olacak şekilde bir girdi olarak kullanılabilir ve bu sayede daha ölçülebilir KPI metrikleri oluşturabilirsiniz.

Bu sürece ilaveten hazırlanabilecek dashboardlar ile de üst yönetimin çalışan performanslarını  izlemesi sağlanabilir. Aşağıdaki şekilde örnek bir dashboard görselini inceleyebilirsiniz.

 Örnek Proje Başarı Skoru Dashboardu

Talep Yönetimi Özet Döngüsü

Talep Yönetimi her kurumun kendi ihtiyaçları doğrultusunda tasarlayabileceği bir süreçtir. Bu yazıda sizlere özet olarak Talep Yönetiminin kurumunuzda nasıl yapılandırılabileceği ile ilgili bilgiler vermeye çalıştım. Ama nihai durumda bu süreç kurumdan kuruma birçok farklılık gösterebilir. Burada tamamen yeni bir Talep Yönetimi süreci oturtmaya çalışan kurumlara genel bir fikir vermesi hedeflenmiştir.

Aşağıdaki görselde de tüm bu sürecin özet döngüsünü inceleyebilirsiniz:

Sonuç olarak, Talep Yönetimi Sürecinizi yukarıda anahatlarıyla bahsetmeye çalıştığım gibi oluşturabilirseniz, aşağıdaki gibi birçok kazanım elde edebilirsiniz:

• Süreç hakimiyetini sağlamak; görev ve sorumlulukları belirlemek,

• BT hedeflerinin iş ile uyumlu olmasını desteklemek,

• İş ile uyumlu performans kriterlerin tanımlanmasını sağlamak,

• Müşteri ve tedarikçilerle hizmet seviyesi anlaşmalarının imzalanmasını ve bunların izlenmesini sağlamak,

• Kapasite kullanımının ve tedariğinin optimize edilmesi sürecini desteklemek,

• Çalışan memnuniyetini desteklemek.

 

Saygılarımla,

Erkan ÇİNKO, MSc, PMP, PSM I

Projelerde Performans Yönetimi

Hepimizin bildiği ve yaşadığı üzere; birçok şirkette yılda birkez olmak kaydıyla performans primleri dağıtılır; ve hepimiz biliriz ki o yıl hepimiz çok iyi çalışmış ve en iyi performansı biz hak etmişizdir 🙂

Ama maalesef performans primleri dağıtıldıktan sonra çoğu çalışan mutsuz olmakta ve düşük performansının nedenlerini sorgulamakta; yöneticilerinden tatmin edici bir cevap bulamayınca da çalışmalarını mutsuz bir şekilde devam ettirmekte ya da çözümü işten ayrılmakta bulmakta. Bu tatminsizliğin en önemli nedeni, sene başında çalışanlara hedeflerin belirtilmemiş olması ve hedefini bilmeden çalışan çalışanların sene sonunda tamamen yöneticilerinin subjektif değerlendirmeleri ile bir performans notu almasından kaynaklanmaktadır.

Olması gereken, sene başında KPI hedeflerinin belirlenmiş ve bu KPI ların çalışanlar ile paylaşılmış olması; bu metriklerin de ölçülebilir nitelikte olmasıdır.

Ben bu yazımda IK performans yönetimi konusunun detaylarına çok fazla girmeyeceğim. Bu konuyu sonraki yazılarımda anlatmaya çalışacağım.

Bu yazı özelinde aslında yukarıda bahsettiğim IK performans yönetiminin bir parçası olan, projelerdeki KPI değerlendirme sürecinden bahsedeceğim. Yazımı, daha önce projelerde hiç performans yönetimi yapmayan proje yönetim ofisleri için bir başlangıç adımı olarak düşünebilirsiniz. Bunu anlatırken hemen uygulamaya geçebilmeniz amacıyla örnek bir hesaplama yöntemi de kullanıyor olacağım.

PROJE KPI’LARI

Öncelikle Projenin KPI’larının Proje Yöneticisi ve Proje Ekip Üyeleri için ayrı ayrı hesaplanmasının daha doğru olacağı kanısındayım. Çünkü her iki rol için farklı değerlendirmeler sözkonusu olacaktır.

Şimdi proje yöneticisi için uygulanacak KPI’ları ve ölçüm kriterlerini sırasıyla inceleyelim.

Proje Yöneticisi için Proje KPI Karnesi

Projelerdeki üçgeni bilmeyeniniz yoktur.

• KAPSAM
• ZAMAN
• MALİYET

ve tam ortalarında KALİTE.

Dolayısıyla bu 4 başlık ile ilgili mutlaka bir KPI nız olmalı.

Bunlarla birlikte kurumsal bir firmada çalışıyorsanız, mutlaka bir Proje Yönetim Metodolojiniz var demektir (https://erkancinko.wordpress.com/2016/12/31/proje-yonetim-metodolojiniz-var-mi/ linkindeki yazımı okuyabilirsiniz). Bu yüzden 5. Kriter olarak Proje Yönetim Metodolojisine Uyum başlığını da KPI’lara ekliyorum.

Son olarak günümüzün en önemli konusu Paydaş memnuniyeti ile KPI larımızı tamamlıyoruz.

Toplamda oluşan 6 KPI’mız;

1. KAPSAM
2. ZAMAN
3. MALİYET
4. KALİTE
5. METODOLOJİYE UYUM
6. PAYDAŞ MEMNUNİYETİ

 Şimdi gelin bu kriterlere ait örnek hesaplama yöntemlerini bir inceleyelim.

 KPI Hesaplama Yöntemleri ve Ağırlıkları

1. Kapsam (%20)

Kapsam, projenin namusudur. Dolayısıyla proje yöneticisi için en önemli KPI’lardan biri olarak KAPSAMın yerine getirilmesini öngörebiliriz. Kapsam için ölçüm şu şekilde yapılabilir;

Projenin başında belirlenen kapsama ilişkin ortaya çıkan gereksinimler ile proje sonunda bu gereksinimlerin tamamlanma oranına göre KAPSAM puanı belli olur. Örneğin;

Proje başında Kapsama ilişkin 20 gereksinim belirlenmiş olsun.

Proje sonunda da 18 gereksinimin tamamlandığı ve projenin bu şekilde kapatıldığı varsayılsın.

Bu KPI dan alınacak puan 18/20 * 20 (Kapsam Ağırlığı) = 18 puan olarak hesaplanacaktır.

2. Zaman (%20)

Proje yönetiminde belki de en önemli konu projenin zamanında bitmesidir. Dolayısıyla biz de zamanı önemli bir KPI olarak listeye ekliyoruz.

Hesaplama yöntemi ise gecikme oranına göre hesaplanabilir:

• Gecikme oranı = (gerçekleşen bitiş – planlanan bitiş) / proje süresi

[NOT: Gerçekleşen bitiş, planlanan bitişten önce ise tam puan alınır. ]

KPI Puanı ;

%0 < gecikme oranı <= % 5 ise 17,5;

%5 < gecikme oranı <= % 10 ise 15;

%10 < gecikme oranı <= % 20 ise 10;

%20 < gecikme oranı <= % 30 ise 7,5;

%30 < gecikme oranı <= % 50 ise 5 ve

%50 < gecikme oranı ise 0 olarak hesaplanabilir.

Örneğin;

100 günlük bir proje düşünelim. Bu proje 10 gün gecikmiş ise gecikme oranı;

10 / 100 =  %10 olup bu KPI dan alınacak puan 15 olarak hesaplanacaktır.

NOT : Burada zaman planlamalarının çok fazla buffer ile yapılmasını engellemek adına planlanan bitiş tarihinden çok önce biten projeler için de benzer bir sistemle puan azaltması yapılabilir.

3. Maliyet (%15)

Maliyet konusu bazı kurumlar için çok büyük önem arzetmekte olup, bazı kurumlar için çok fazla önemsenmemektedir. Dolayısıyla bu kriter için ağırlıklarınızı kurumun hedeflerine bağlı olarak revize etmeniz gerekebilir.

Maliyet KPI hesaplamalarında proje başında planlanan adam.gün maliyetinin proje sonundaki gerçekleşen adam.gün maliyeti ve işçilik dışı maliyetler gözönüne alınabilir.

Zaman KPI için belirlenen hesaplama yöntemi ve aralıklar için maliyet için de kullanılabilir.

• Maliyet aşım oranı = (gerçekleşen bitiş maliyeti – planlanan proje maliyeti) / Planlanan proje maliyeti

[NOT: Gerçekleşen bitiş, planlanan bitişten az ise tam puan alınır. ]

KPI Puanı ;

%0 < Maliyet aşım oranı <= % 5 ise 17,5;

%5 < Maliyet aşım oranı <= % 10 ise 15;

%10 < Maliyet aşım oranı <= % 20 ise 10;

%20 < Maliyet aşım oranı <= % 30 ise 7,5;

%30 < Maliyet aşım oranı <= % 50 ise 5 ve

%50 < Maliyet aşım oranı ise 0 olarak hesaplanabilir.

NOT : Burada maliyet planlamalarının çok fazla buffer ile yapılmasını engellemek adına planlanan maliyete göre çok daha düşük maliyetlerde tamamlanan projeler için de benzer bir sistemle puan azaltması yapılabilir.

4. Kalite (%15)

KPI lar içerisinde ölçülebilir hesaplama yöntemi açısından en zor kriter olarak Kalite göze çarpmakta.

Birbirinden çok farklı projeler olmakla birlikte özellikle yazılım sektörü açısından düşünüldüğünde proje bittikten sonra ortaya çıkan bug lar kalite KPI puanını belirleyecektir (Bir yazılım projesi yapılmıyorsa kalite için farklı kriterlerin proje başında belirleniyor olması gerekmektedir).

KPI puanı;

• 0 bug için 15 puan
• 1 bug için 10 puan
• 2 bug için 5 puan
• 3 bug ve üzeri için 0 puan olarak belirlenebilir.

5. Proje Yönetim Metodolosine Uyum (%15)

Proje yönetim metodolojisi olmayan bir proje yönetim ofisinin bu kriteri KPI’lara eklemesi mümkün olmayacak. Doğrusu öncelikle bu metodolojinin tanımlanmış olması  olacaktır (ilgili yazıma bu linkten ulaşabilirsiniz).

Metodolojinin var olduğu varsayımından yola çıkarak bu KPI’ın hesaplama yöntemini şöyle hesaplayabiliriz.

= Projede uygulanan metodoloji adım sayısı / Proje tipine göre uygulanması gereken adım sayısı

Örneğin;

Kurumun proje yönetim metodolojisi aşağıdaki gibi olsun(*) ve yönettiğimiz proje Küçük tip bir proje olsun.

Phase	Activities/Deliverables	Template	Project Class
			Small	Medium	Large
Initiating
Initiating	Project Request Document (PID)	.doc	X	X	X
	Business Case		X	X	X
	Project Governance			X	X
	Project Classification & Sizing	.xls	X	X	X
	Assign Project Manager/Lead			X	X
	Phase Sign-off/Closure Document	.doc		X	X
Planning
Planning	Planning Kick-Off Meeting			X	X
	Project Charter	.doc		X	X
	Project Approach		X	X	X
	Work Plan – Schedule Development	.doc		X	X
	Project Team Structure/Roles & Responsibilites	.doc		X	X
	Risk Management Plan				X
	Time Management Plan				X
	Cost Management Plan			X	X
	Resource Plan/Team assignments				X
	Issue Management Plan				X
	Communications Management Plan		X	X	X
	Scope Management Plan				X
	Phase Sign-off Document	.doc			X
Executing/Implementing
Executing Implementing	Project Kick -off Meeting			X	X
	Deliverables			X	X
	Manage Communications		X	X	X
	Manage Risks			X	X
	Manage Schedule			X	X
	Manage Scope		X	X	X
	Manage Costs			X	X
	Manage Issues			X	X
	Phase Sign-off/Closure Document	.doc			X
Closure
Closure	Formal Acceptance			X	X
	Transition to Production/Operations		X	X	X
	Contract Closure			X	X
	Lessons Learned				X
	Administrative Closure Documentation		X	X	X
	Project Sign-off/Closure Document	.doc	X	X	X
	Celebrate			X	X
Monitoring & Controlling
Monitoring & Controlling	Status Report	.doc	X	X	X
	Visual Project Plan	.xls		X	X
	Approved Changes			X	X
	Perfomance measures				X
	Contract changes				X
	Document Issues			X	X
	Conduct Status Review meetings			X	X
	Corrective actions				X
	Monitoring and Controlling Checklist				X
	Change Requests	.doc		X	X

(*)https://hcis.healthcare.uiowa.edu

Küçük tip projelerde göreceğiniz üzere metodolojimizde uygulanması gereken adım sayısı 11. Bu adımlardan projede 6’sı uygulanmış ise bu KPI’dan alınacak puan 15 * (6/11) = 8,2 olarak hesaplanacaktır.

6. Paydaş / Yönetim Memnuniyeti (%15)

Zaman, kapsam, maliyet, kalite herşey yolunda gitmiş olabilir; fakat önemli konulardan biri de paydaşların memnuniyeti. Paydaş memnun değil ise projeden tam not almak doğru olmayacaktır. Dolayısıyla paydaş memnuniyeti de proje yöneticisinin notu açısından önem arzetmekte.

Hesaplama yöntemine gelecek olursak;

5 soruluk 5 puan üzerinden verilebilecek bir anket yeterli olacaktır.

Ankette ;

• Projenin yönetiminden memnun kaldınız mı? (Çok İyi, İyi, ….)
• Proje çıktısı beklentilerinizi karşılıyor mu?
• Projede karşılaşılan sorunlar hızlıca çözümlendi mi?
• Projede kullanılan iletişim yöntemleri yeterli miydi?
• Genel anlamıyla projeye vereceğiniz puan ?

gibi sorular ile 15 puan üzerinden bu KPI için puanınızı öğrenebilirsiniz.

KPI HESAP ÖZETİ

1. Kapsam (%20)
2. Zaman (%20)
3. Maliyet (%15)
4. Kalite (%15)
5. Proje Yönetim Metodolosine Uyum (%15)
6. Paydaş / Yönetim Memnuniyeti (%15)

 

Bir proje için yukarıdaki 6 kritere göre hesaplanmış puan proje yöneticisinin o proje için alacağı performans puanını gösterecektir. Yönetilen tüm projeler için bu tarz bir hesaplama yapılarak ortalaması alındığında Proje Yöneticisi için yıllık Genel Proje KPI puanı belirlenmiş olacaktır. Bu puanın IK performans yönetimi açısından belirli bir oranda değerlendirmeye alınması, projelerin başarısını teşvik edecek bir adım olması anlamında da önem arzetmektedir.

SONUÇ

Tabiki yukarıda bahsedilen kriterler, oranlar ve hesaplama yöntemleri kurumdan kuruma çok büyük farklılıklar gösterebilir. Burada sadece bir mantalite anlatılmaya çalışılmıştır. Bu uygulama örneğini kurumunuzun işleyişlerine göre revize etmeniz, belki de tamamen değiştirmeniz de gerekebilir.  Unutmayın ki ne kadar draft bir yöntem olursa olsun, proje KPI değerlendirmesi yapıyor iseniz projelerinizin çok daha iyi bir şekilde yönetildiğini görebileceksiniz .

Yazımın ilk bölümünü burada bitiriyorum. İkinci kısımda proje ekibi için hesaplama yöntemlerini anlatıyor olacağım. Umarım kafanızda birşeyler canlandırabilmişimdir.

Soru ve görüşleriniz için yorum alanından ya da Bana Ulaşın linkini kullanarak benimle irtibata geçebilirsiniz.

Saygılarımla,

Erkan ÇİNKO, MSc, PMP, PSM I

Proje Yönetim Metodolojiniz var mı?

Merhabalar,

Bu yazımda sizlere özellikle yeni kurulan Proje Yönetim Ofisleri tarafından zaman zaman atlanan ama aslında temel bir ihtiyaç olan bir soruyu cevaplamak istiyorum.

Kurumunuzda tanımlı bir Proje Yönetim Metodolojisi var mı?

 

Proje Yönetim Metodolojisi Nedir?

Öncelikle PYM (Proje Yönetim Metodolojisi) ‘nin tanımıyla başlayalım. Proje Yönetim Metolodojisi, yürütülecek projelerin etkin şekilde yönetilmesi adına oluşturulmuş bir prosedürdür. Buradaki tanımlar tamamen kurumun şartlarına ve Proje Yönetimi’nin temel şartlarına uygun olarak hazırlanmalıdır. Yeni kurulan proje yönetim ofislerinin en büyük hatası bu metodolojiyi oluşturmadan harekete geçmesidir. Özellikle yeni ofislerin en temel ve ilk işi bu metodolojiyi oluşturmak olmalıdır.

Proje Yönetim Metodolojisi Nasıl Oluşturulur ?

PYM oluşturulması işlemi başta zamanınızı alacak, ama sonrasında büyük kazançlar elde edeceğiniz bir adımdır. Dolayısıyla çok detaylı bir şekilde ihtiyaçlar belirlenmeli ve gerekli aksiyonlar alınmalıdır.  Adım adım ilerleyecek olursak;

• PMI tarafından kabul edilmiş Proje Yönetim Süreçlerinin incelenmesi ve metodolojinin bu temel süreç başlıkları içerisinde planlanması gerekiyor.
• Sonrasında kurum politikaları, prosedürleri ve süreçleri dikkatli bir şekilde incelenmelidir.
• Projelerin oluşma süreci dikkatli bir şekilde incelenmelidir.
• Üst yönetim beklentileri alınmalıdır.
• Fonksiyonel yöneticiler ile görüşülerek proje yönetimi anlamındaki ihtiyaçları alınmalıdır.
• Son aşamada personelin ihtiyaçları ve yaşadığı sıkıntılar farklı grup toplantıları ile belirlenmeli ve metodoloji oluşturulurken bunlar da dikkate alınmalıdır.

Gereksinimler belirlendikten sonra Proje Yönetim Ofisi çalışanlarının biraraya gelerek taslak bir akış üzerinde çalışması ve bu taslak üzerindeki detayları belirlemesi gerekmektedir. Metodoloji oluşturulurken yapılması gereken çalışmalar 2 aşamaya ayrılabilir.

1. Proje Öncesi Yapılması Gereken Adımlar
2. Proje Yönetim Sürecinde Yapılması Gereken Adımlar

1. Proje Öncesi Yapılması Gereken Adımlar

Metodoloji oluşturulurken proje öncesi yapılması gereken adımları özetlersek;

• Proje Yönetimi Yazılım Aracının Belirlenmesi: Teknoloji çağında artık attığımız her adım kayıt altında. Dolayısıyla iyi bir metodoloji için bir sistem ve tool ihtiyacı kesinlikle mevcut. Bu yüzden ilk adım bir proje yönetimi yazılım aracının uygulamaya alınması ve yapılacak her işlemin buradan yönetiliyor olmasını sağlamaktır.
• Her Projenin Mutlaka Bir Talebi Olmalıdır : Birgün gelirde üst yönetiminiz size bu projeyi neden yaptınız, kim söyledi gibi bir soru sorduğunda anlamsız bir ifadeyle kalmamanız adına her proje için mutlaka bir talep açılmasını ve bu talebin son aşamada proje sponsoru tarafından onaylatılmasını sağlayan bir süreç tasarlayın (proje yönetimi yazılım aracı ile).
• Her İş Proje midir? : Metodolojinizi hazırlarken yapılan her çalışmayı proje olarak ele almamanız Bildiğiniz üzere proje, başlangıç ve bitişi belli olan benzersiz (tekrarlamayan) işler olarak özetlenebilir. Talep ise daha çok kısa süreli ve tekrarlayan işler gibi görülebilir. Tabiki bu tanımlar bazen bu ayrımı yapmaya yetmeyebilir. Dolayısıyla neye proje, neye talep diyeceğinizi iyi belirleyin. Bunun için ölçülebilir kriterler koyun. Örneğin; 30 adam.günden az eforlu talepler proje değildir gibi…

Eğer bu bir projedir diyebiliyorsak proje sürecindeki adımlara geçebiliriz.

2. Proje Sürecinde Yapılması Gereken Adımlar

Bildiğiniz üzere Proje süreçleri, Başlangıç, Planlama, Yürüme, İzleme/Kontrol ve Kapanış adımlarından oluşmakta.

Tabiki her projede aynı metolodolojiyi uygulamak mümkün olmayabilir. Dolayısıyla ilk adım projeleri sınıflara ayırmak ve sonrasında önceliklendirmek olmalıdır.

Bu nedenle Proje Sürecinde yapılması gereken adımları 3 ana başlık altında toplayabiliriz.

• Proje Ölçeklendirme
• Proje Önceliklendirme
• Proje Yönetim Süreci

Proje Ölçeklendirme

Proje ölçeklendirme işlemini kurumunuzun şartlarına paralel olacak şekilde dilediğiniz gibi yapabilirsiniz. Genel kullanım, KÜÇÜK / ORTA / BÜYÜK proje şeklinde yapılan sınıflandırmalardır. Böyle bir sınıflandırma yaparak her projede aynı detaylara girmenize gerek kalmayacaktır. Bu sınıflandırma yapılırken de belirli ölçülebilir kriterler belirlenmeli ve mümkün olduğunca yoruma kapalı olmalıdır. Örnek bazı kriterleri paylaşacak olursam;

• Proje Süresi,
• Çalışma Eforu,
• Maliyet,
• Proje Risk Seviyesi vb.

Her bir kriter için yapacağınız sınıflandırmaya giren aralıklar belirlenmeli ve bir skorlama algoritmasına göre projenin sınıfı/tipi belirlenmelidir.

Proje Önceliklendirme

Proje talebi iletildi, proje kararı verildi ve ilk aşama olarak projenin büyüklüğü tespit edildi.

İkinci aşama olarak ise projenin önceliği belirlenmelidir. Bunun için de yine belirli ölçülebilir kriterler konmalı ve yoruma çok fazla açık olmayan bu kriterler ile projenin önceliği belirlenmelidir. Proje öncelik puanı, kurumun stratejik hedeflere ulaşmasında baz alınabilecek önemli bir değer olacaktır. Kullanılabilecek bazı örnek kriterleri paylaşacak olursam;

• ROI
• Talep Kaynağı
• Uygulamaya Geçme Kolaylığı vb..

Her bir kriter için puanlamalar belirlenmeli ve alınacak toplam skora göre projenin öncelik değeri belirlenmelidir.

Proje Yönetim Süreci

Bölümün başında belirttiğim gibi Proje süreçleri, Başlangıç, Planlama, Yürüme, İzleme/Kontrol ve Kapanış adımlarından oluşmakta. Tüm bu adımlar için metodolojide yapılması gerekenler proje tipine göre belirlenmeli ve projeler bu matris yapıya göre yönetilmelidir. Örnek bir matris paylaşacak olursam(*);

Phase	Activities/Deliverables	Project Class
		Small	Medium	Large
Initiating
Initiating	Project Request Document (PID)	X	X	X
	Business Case	X	X	X
	Project Governance		X	X
	Assign Project Manager/Lead		X	X
Planning
Planning	Planning Kick-Off Meeting		X	X
	Project Charter		X	X
	Work Plan – Schedule Development		X	X
	Project Team Structure/Roles & Responsibilites		X	X
	Risk Management Plan			X
	Time Management Plan			X
	Cost Management Plan		X	X
	Resource Plan/Team assignments			X
	Issue Management Plan			X
	Communications Management Plan	X	X	X
	Scope Management Plan			X
	Phase Sign-off Document			X
Executing/Implementing
Executing Implementing	Project Kick -off Meeting		X	X
	Manage Communications	X	X	X
	Manage Risks		X	X
	Manage Schedule		X	X
	Manage Scope	X	X	X
	Manage Costs		X	X
	Manage Issues		X	X
Closure
Closure	Formal Acceptance		X	X
	Transition to Production/Operations	X	X	X
	Contract Closure		X	X
	Lessons Learned			X
	Project Sign-off/Closure Document	X	X	X
	Celebrate		X	X
Monitoring & Controlling
Monitoring & Controlling	Status Report	X	X	X
	Visual Project Plan		X	X
	Perfomance measures			X
	Document Issues		X	X
	Conduct Status Review meetings		X	X
	Change Requests		X	X

(*)https://hcis.healthcare.uiowa.edu

Yukarıda da görüldüğü üzere projeler büyüklüklerine göre yönetilmeli ve hangi büyüklükteki projenin hangi aşamalardan geçmesi gerektiği yine metodolojinizde kesin olarak yer almalıdır.

 

Doküman Templateleri

Bu matris belirlendikten sonra yapmanız gereken iş, doküman templatelerini oluşturmak olacaktır.

Yukarıda yer alan matristeki her bir madde için kurumsal bir şablon oluşturulmalı ve bu şablonlar doldurulmuş örnekleri ile birlikte tüm kurumun erişebileceği bir yerde muhafaza edilmelidir. Örnek dokümanları internet araştırmaları ile kolaylıkla elde edebilirsiniz. Herhangi bir sorun yaşamanız durumunda Bana Ulaşın adımından benimle de iletişime geçebilirsiniz.

Başlangıç – Planlama – Yürütme – İzleme / Kontrol ve Kapanış

Tabiki proje yönetim metodolojisinin en önemli adımları proje yönetim süreçleri içerisinde yer alacak adımlar olacaktır. Fakat bu adımlar metodolojiniz olmasa da her proje yöneticisinin zaten uyguladığı adımlar olduğu için bu yazımda çok fazla değinmeyeceğim.

Burada dikkat edilmesi gereken ve metodolojiye mutlaka eklenmesi gereken husus, hangi işlemin kim tarafından yapılacağı ve kim/(ler) tarafından onaylanacağının belirlenmiş olmasıdır. Bu adımlara metodolojinizde yer verir iseniz proje yönetimi sürecinde herhangi bir sorunla karşılaşmayacaksınızdır.

Tabiki bu aşamada Proje Yöneticisinin belirlenmesi de metodolojide yer almalıdır. Bazı Proje Yönetim Ofisleri tüm projeleri yönetecek insan kaynağına sahip olmayabilir ya da farklı gerekçelerden ötürü sadece belirli projeleri yönetiyor olabilir. Dolayısıyla burada özellikle vurgulamak istediğim konu, proje yöneticisini belirleme sürecinin de metodolojide kesinlikle yer alması olacaktır.

Metodolojimiz Hazır !

Metodolojinizi hazırladınız. Hemen tüm kuruma metodolojimiz hazır diye bir mail atabilirsiniz. Ama atmayın J

Unutmayın ki bu metodoloji tüm kurum tarafından uygulanacak. Dolayısıyla mutlaka onların son bir görüşünü ve onayını almanız herkesin bu metodolojiyi benimsemesi açısından önem arzetmektedir.

Yapmanız gereken, sırasıyla önce üst yönetime, sonrasında da fonksiyonel yöneticiler ile diğer tüm proje yöneticilerine metodolojinizi anlatmanız ve hedeflerinizi iyi bir şekilde ifade etmeniz olacaktır. Bu adımı gerçekleştirdikten sonra son değişikliklerinizi yaparak metodolojinizi yayınlayabilir ve uygulamaya geçirebilirsiniz.

Umarım böyle bir çalışma planlayanlar için bir fikir oluşturabilmişimdir. Herhangi bir konudaki soru ya da görüşleriniz için Bana Ulaşın adımından benimle iletişime geçebilirsiniz.

Saygılarımla,

Erkan ÇİNKO, MSc, PMP, PSM I

PMP Sertifikası Hakkında

Proje Yönetimi Nedir ?

Proje yönetimi, belirli bir projenin hedef ve amaçlarına ulaşıp bitirilmesi için kaynakların planlanması, organize edilmesi, tedarik edilmesi ve yönetilmesi disiplinidir.

Günümüzde her alanda projelerin ve proje yönetiminin önemi hızla artmaya devam ediyor. Proje yönetimi kavramı artık kendi başına bir uzmanlık alanı ve meslek niteliği taşıyor. 2020 yılında tüm dünya genelinde milyonlarca proje yöneticisine ihtiyaç duyulacağı tahmin edilmektedir.

Neden PMP ?

Dünyada proje yönetimi konusu giderek önem kazanıyor. Türkiye’de de benzer gelişimi görüyoruz. Proje Yönetimi konusunda sertifikalı olmak bu gelişim içerisinde önemli bir yere sahip.  Proje Yönetimi bilgisini edinmenin yolu sertifikasyon sürecindeki çalışmalarla elde ediliyor. Sertifikalı iseniz proje yönetimi konusunda bilgi yetkinliğiniz kabul görüyor ve kariyer planlamanızı güvenli adımlarla yapabiliyorsunuz.

PMP sertifikası, proje yönetim uzmanlık alanında en geçerli olan, kabul görmüş bir lisans diploması niteliğindedir.

İlk olarak bu dereceyi veren kurumu, PMI’ı biraz tanıyalım.

PMI, 1969 yılında ABD’de kurulan, bugün dünyada 120.000 üyesi bulunan bir enstitüdür. 2000 yılından bu yana computer based olarak yaptığı PMP sertifikasyonuna 1984 yılında başlamıştır. Proje Yönetim Klavuz kitabının (PMBOK) 5. versiyonu yayımdadır. 2011 yılının başlarından bu yana da sınav Türkçe dil destekli olarak yapılabilmektedir. PMBOK’un Türkçe çeviri kitabı da o tarihten bu yana mevcuttur.

Sertifika geçerlilik süresi 3 yıl olan PMP’nin devamlılığını sağlamak için 2 yol mevcuttur. Bunlardan biri her 3 yılda bir sınava tekrar girmek, bir diğer yol ise 3 yıl içinde 60 PDU (Professional Development Unit) almak ve bunu PMI’a bildirmektir. Proje Yönetimi ile ilgili seminer, panel ve kongrelere katılmak, PDU kazandıran aktivitelerdir. Bu sayede, PMP sertifikasına sahip bir proje yöneticisinin her zaman güncel kalması sağlanmaktadır.

Peki ya sınav sürecinde neler olacak?

Sınav başvurusundan önce, sınav için zorunlu olan 35 saatlik eğitim alınmalıdır.  https://ccrs.pmi.org/Search.aspx adresinden “Location” olarak “Turkey” seçimi ile, ilgili eğitimleri veren tüm kurumların listesine ulaşılabilir. Bu kurumlardan herhangi birinden eğitim alınması gerekmektedir.

Sınav başvuru süreci, PMI’in internet sitesi üzerinden yapılmakta ve yaklaşık 2 haftalık bir süreçte tamamlanmaktadır.

PMI’ya http://www.pmi.org/ sayfasından üye olunarak süreç başlamaktadır. PMI üyelik ücreti ise 129 USD’dır. PMI’a üye olunmadan da PMP sınavına başvurulabilir, ancak bu durumda ücreti daha pahalı olmaktadır.

PMI üyeliği ardından, PMP sınav başvurusu için ise aşağıdaki gereklilikler mevcuttur;

Lise mezunları için son 5 yıllık dönemde en az 7500 saatlik proje yönetim deneyimi ve 35 saatlik proje yönetim eğitimi şartı aranmaktadır. Üniversite mezunları için ise aranan şartlar, son 3 yıllık dönemde en az 4500 saatlik proje yönetim deneyimi ve 35 saatlik proje yönetim eğitimidir.

PMI, proje bazlı olarak saat ve zaman aralığı bilgisi de verilerek bu bilgilerin girişlerini ister. Ayrıca alınan eğitimlerin bilgileri de giriş yapılacak bilgiler arasındadır.

Proje bilgileri için giriş yaparken, o ana kadar giriş yapılan bilgiler kaydedilerek, daha sonra devam edilebilmektedir.

Hangi detayda proje bilgilerinin istendiği ile ilgili, çok açıklayıcı bir bilgi ön adımlarda mevcut değildir. Bilgi giriş sayfasına geldiğinizde, gerekli bilgileri hazırlamış olmak ve zaman kazanmak adına öncesinde,  adım adım bilgi giriş sayfasındaki alanları biryere not edin.  Böylece proje bilgileri için giriş yaparken adım adım giriş yaptığınız bilgileri alarak daha hızlı ilerleyebilirsiniz.

Bilgilerin doğruluğu çok önemlidir. Normal şartlarda bilgilerin doğruluğu için istedikleri bir ispat yok iken, başvurular arasından rastgele seçim yapılarak seçilen kişilerden, bu bilgilerin ispatı istenmektedir. Umarım bu şanslı kişi siz olmazsınız 🙂

Sınav ücreti PMI üyeleri için 405 USD iken, üye olmayanlar için 555 USD’dir.

Gerekli bilgi girişlerinin ardından, PMI size bilgi vereceğini ve daha sonra sınav günü alabileceğinizi bildirir. Yaklaşık 10 günlük bir süre içinde maille size bilgi vererek, sınav gününü seçebileceğinizi bildirir.

Yönlendireceği “Prometric” üzerinden, sınava girmek istenilen gün/yer seçimi yapılarak sınav başvurusu tamamlamış olur.

Sınava nasıl hazırlanmalı ?

Sınava çalışma sürecinde temel alınması gereken kitap PMBOK olmakla beraber, tek başına yeterli olmamaktadır. Bu anlamda ek kitap niteliğinde yazılan birçok kitap vardır, ancak en çok kabul gören Rita Mulcahy’in ve Kim Heldman’ın kitaplarıdır. Türkçe kaynak arayanlar için Head First kitabını tek geçerim.  Sınav hazırlık sürecinde PMBOK’a paralel olarak bu kitaplardan ya da birinden destek kaynak olarak yararlanılması gerekmektedir.

Ben sınava Head First PMP kitabı ile hazırlandım ve bana inanılmaz bir katkısı oldu. Türkçe kaynak olarak ilk versiyonunu 2011 yılında (PMBOK 4 uyumlu), ikinci versiyonunu ise 2014 yılında (PMBOK 5 uyumlu) çıkaran  Head First PMP, dünyada yayınlanmış olan diğer PMP hazırlık kitaplarından farklıdır. Şekillerle ve olaylarla anlatımı, Proje Yönetimi konularının analizini ve anlaşılmasını kolaylaştırmaktadır. Sadece PMP sınavına hazırlanmak için değil tüm kariyeriniz boyunca rehber olarak kullanması kolay bir başucu kitabıdır. Proje Yönetimini öğrenmek ve Türkçe PMP sınavına hazırlanmak için bu kitap eşsiz bir yardımcı kaynaktır. Bu kitabın dilimize kazandırılmış olması ülkemizde Proje Yönetimi kültürünün gelişimi açısından da çok önemlidir.

Eğer sınava Türkçe hazırlanıyorsanız bu kitap olmadan asla başlamayın derim…

Kitabı nerden bulurum diye araştırma yapmanıza da gerek yok, sizin için araştırdım. Kitabı edinmek isteyenler aşağıdaki linklerden kitabı satın alabilirler.

https://www.yakinplan.com.tr/head-first-pmp-turkce

Ve Sınav Zamanı

Sınav, çoktan seçmeli 200 soru üzerinden 4 saatlik bir sürede yapılmaktadır. 200 sorunun 25 tanesi, PMI’in istatistik bilgilerinde kullanılmak üzere sorular arasına yerleştirilmiştir ve bu soruların hangiler olduğu bilinmemektedir. Sınav 175 soru üzerinden değerlendirilmektedir.

Ezber gerektiren bazı sorular olmakla beraber, genel olarak mantığın anlaşılması sınav için daha önemlidir. Sözel ağırlıklı olan sınavda, sayısal sorular da yer almakta ancak çok karmaşık bir matematik içermemektedir.

Kazanılan değer, gerçekleşen değer gibi sorulardan çokça sorulmakta; lakin en kolay sorular bana göre bunlardı 🙂

Sınavda birçok soru, ‘en iyi yol’, ‘en önemlisi’, ‘yapılması gereken ilk şey’ gibi yoruma dayalı bir yaklaşım içermektedir. Bu sorularda en çok dikkat edilmesi gereken ise, bu durumlardaki PMI’in yaklaşımının ne olduğunun bilinmesi ve buna göre cevaplandırılmasıdır.

Sınavın tamamlanmasının ardından sonuç anında ekranınızda olacak. Ekranda “Congratulations!” ifadesini gördüğünüz anda ise, mutluluğunuz tarif edilemez derecede büyük oluyor.

Hedef tarihinizi belirleyin ve sınava en az 2 hafta full time hazırlanın. Azimli bir çalışma sonucunda kazanmama ihtimaliniz yok.

Herkese bu zorlu yolda başarılar dilerim…

Erkan ÇİNKO, PMP, MSc, PSM I