Proje Ekibi İçin Örnek Performans Değerlendirme Sistemi

Daha önceki yazılarımda proje yöneticisi için performans değerlendirme örneklerinden bahsetmiştim. Bu yazımda ise projede yer alan ekip üyelerinin performanslarının nasıl hesaplanacağı ile ilgili örnek bir modeli sizlere anlatmaya çalışacağım.

 

Neden Performans Değerlendirme Sistemi ?

Performans değerlendirme modelini anlatmaya başlamadan önce neden böyle bir sisteme ihtiyaç olduğunu çok kısa anlatmak isterim.

Şu bir gerçek ki, kimse kendisini başarısız hissetmez. Dost acı söyler lafı çok meşhurdur fakat gerçek hayatta etrafımızdaki arkadaşlarımıza kendimizi sorduğumuzda öyle düşünmeseler bile alacağımız cevap : “Harikasın, muhteşemsin, yöneticin seni iyi değerlendiremiyor!” olur.

Tabiki salt bir performans modeli ile kişinin başarısı ölçülemez fakat bir ipucu verebilir. Ben de bu ipucuyu bulmak adına bu yazıda örnek bir performans değerlendirme modeli anlatacağım.

 

Örnek Performans Değerlendirme Sistemi

Öncelikle bir ekip üyesini kimlerin en iyi değerlendirebileceğini düşünelim.

• Proje yöneticisi

• Kendi yöneticisi ve

• Projedeki diğer ekip üyeleri

Dolayısıyla sistemimizde bu 3 kriter için birer katsayı vereceğiz.

İkincil olarak ölçülebilir kriterleri ekleceğiz. Bunlar da;

• Zamana uyum

• Maliyete uyum ve

• Kalite / Metodolojiye uyum

Bu 6 kriter ile örnek performans değerlendirme sistemimizi oluşturmuş olacağız. Şimdi biraz daha detaya inelim.

 

Örnek Model

Şunu tekrar hatırlatmakta fayda görüyorum. Burada bahsedilen kriterler örnek kriterlerdir ve kurumdan kuruma büyük farklılıklar gösterebilir. Kurumunuz için neler önemliyse onlar ile ilgili kriterleri eklemeniz ya da ağırlıklarını düzenlemeniz gerekecektir.

Aşağıda 6 kriter için belirlediğim örnek ağırlıkları görebilirsiniz:

 

Bu kriterleri ve ölçüm metotlarını kısa kısa açıklayacak olursam:

1.Zaman (%40)

Projede ilgili kişi için atanan tasklarda deadlinelara uyum oranı. Burada önceki tasklardan kaynaklı gecikmelerin ilgili kişiye yansıtılmamasına dikkat edilmelidir.

2.Kalite/Metodolojiye Uyum (%20)

Bu kurumun hassasiyetleri ile ilgili bir kriterdir. Kişinin kaliteli iş yapmasından tutun (Ör: Yazılımcılar için çıkan bug oran), efor girişi yapma oranına veyahut toplantılara katılım oranına kadar ölçülebilir kriterler ekleyip değerlendirebilirsiniz. Biz kurumumuzda, proje yönetim yazılımımızı kullanmayı teşvik etmek amacıyla kişinin efor girişi yapma oranını ekledik.

3.Maliyet (%10)

Proje başında işin ne kadarlık bir eforla tamamlanabileceğine dair planlar yapılır. Bu efor planlamasına uyum oranı da ilgili ekip üyesi için bir değerlendirme kriteri olarak kullanılabilir.

4.Proje Ekibi Değerlendirmesi (%10)

Ekip üyesini en iyi değerlendirebilecek kişiler aslında ekipteki diğer arkadaşlarıdır. Dolayısıyla proje sonunda bir anket düzenlenerek ekibin birbirini değerlendirmesi istenebilir. Ama herkese 10/10 vermeyi seven bir miletiz 🙂 Dolayısıyla burada bir tüyo vermek isterim:

Objektifliği sağlamak amacıyla en iyi ilk 5 notu her bir not bir kişiye verilebilecek şekilde bir zorunluluk getirilebilir.

5.Fonksiyonel Yönetici Değerlendirmesi (%10)

Kişinin kendi yöneticisinin notu da performans değerlendirmesinde mutlaka olmalı. Yöneticileri tamamen devre dışı bırakıp, küstürmeyelim derim 🙂

6.Proje Yöneticisi Değerlendirmesi (%10)

En objektif değerlendirmeyi açıkcası proje yöneticisinin yapacağını düşünenlerdenim. Çünkü proje yöneticisinin ekibinden kimse bu projede yer almayacak. Dolayısıyla olayları daha üst bir bakış açısı ile görebilir ve proje bazlı olarak farklı değerlendirmeler yapabilir. O yüzden mutlaka ve mutlaka proje yöneticisinin notunu bu sisteme dahil edin.

 

Sonuç

Sadece gözlem yapabilmek adına bile olsa bir performans değerlendirme sistemi kurup bunu ekip ile paylaştığınızda sonuçların iyileşeceğini göreceksiniz. O yüzden böyle bir sisteminiz yok ise hiç zaman kaybetmeyin ve modelinizi oluşturma başlayın.

Şunu da unutmayalım: Ne kadar ölçülebilir kriterler koyabilirseniz, o kadar sistemi otomatize edebilir ve hesaplamanızı kolaylaştırabilirsiniz…

Soru ve önerileriniz için benimle Bana Ulaşın adımından her zaman irtibata geçebilirsiniz.

Saygılarımla,

Erkan ÇİNKO, MSc, PMP, PSM I

Talep Yönetimi ile Daha Kaliteli Hizmet Anlayışı

Bu yazı, Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi’nin teknoloji dergisi “BİLGİ“de yayınlanan yazımdan alınmıştır.

for english: https://www.sbm.org.tr/dergi/10/#28

*************************************************************************************

Hizmet sektöründe yer alan her IT şirketinin en önemli süreçlerinden birisi Talep Yönetimi sürecidir.

Talep Yönetimi denilince genellikle Çağrı Yönetimi ile bir anlam karmaşası yaşandığı gözlemlenmektedir.  Talep Yönetimi aslında Çağrı Yönetimi sürecinin bir alt sürecidir. Talep Yönetimi sürecini doğru konumlandırabilmek için öncelikle Çağrı Yönetimi sürecinin doğru bir şekilde yapılandırılması ve bu süreçlerin çıktılarının Talep Yönetimi sürecinin bir girdisi olacak şekilde bir tasarım yapılması gerekmektedir. Bu konuyu ilerleyen bölümlerde daha detaylı anlatmaya çalışacağım.

ITIL ve Talep Yönetimi İlişkisi

Talep Yönetimi sürecine ait iyi uygulama örneklerini incelediğimizde ITIL baz alınarak oluşturulduğunu gözlemleyebilirsiniz. Dolayısıyla yazıya biraz ITIL dan bahsederek başlamak doğru olacaktır.

ITIL (Information Technologies Infrastructure Library- Bilgi Teknolojisi Altyapı Kütüphanesi) BT servislerini eksiksiz ve en iyi kalitede yönetmek için geliştirilmiş ve servis yönetimini en iyi şekilde sürdürmek için kullanıcılara rehberlik etmektedir. ITIL, doğru servislerin, doğru müşterilere, müşteri ihtiyaçları göz önüne alınarak tasarlanması ve mümkün olduğu kadar yüksek verimlilikle çalıştırılması esaslarına dayanan; tüm bu şartlar sağlandıktan sonra ise servislerin sürekli olarak iyileştirilmesini öngören endüstriyel bir “best practice” ( en iyi uygulamalar ) kütüphanesidir.

Fakat ITIL bize servislerimiz ile ilgili yapılması gerekenleri doğrudan göstermez; bunun nedeni her işletmenin farklı servislere, her servisin ise farklı işlemlere ihtiyaç duymasıdır. Ancak genel olarak servis mimarisini ve bu mimarinin oluşturulması veya iyileştirilmesi için takip edilmesi gereken tüm yolları açıkça gösterir. Talep Yönetimi de ITIL ın rehberlik ettiği konulardan yalnızca bir tanesidir.

 

Çağrı Yönetimi

Çağrı Yönetimi sürecinin en kilit noktası, tüm çağrıların Merkezi bir sistemde toplanmasını sağlamaktır. İster iç kullanıcı, ister dış kullanıcı olsun, gelen tüm çağrılar Merkezi bir sistem üzerinde tutulmalı ve burada kategorize edilmelidir. Tüm raporlamalar bu Merkezi sistem üzerinden yapılmalı ve sonrasında oluşacak çözüm süreçleri de yine buradan yönetilmelidir.

Gelen çağrılar çoğunlukla 4 ayrı kategoriye ayrılır. Bunlar;

1. Yardım

2. İstek

3. Hata

4. Talep

şeklindedir.

Bu tipleri kısaca açıklayacak olursak;

1. Yardım : Verilen hizmetlerle ilgili bir kullanıcı rehberliği ihtiyacı olan çağrılar için kullanılır. Örneğin; şifreyi yenileme işleminin nereden yapılacağı ile ilgili bir çağrı bu kategoriye girer. Bu tip çağrılar First Level Support diye adlandırılan 1. Seviye Destek ekipleri ile çözümlenecek konulardır.

2. İstek : Mevcut Hizmet ve servislere erişim talepleri istek tipindeki çağrılar olara sınıflandırılır. Bu tip çağrılar da  Seviye Destek ekipleri ile çözümlenebilir. Buradaki çağrı tipine, mevcut bir web uygulaması ekranına bir kullanıcının erişim yetkisi verilmesini örnek olarak gösterebiliriz.

3. Hata(Sorun) : Bir servis ya da hizmetin beklenen fonksiyonlarını yerine getiremediği durumlardır. Bu durumda gelen çağrılar hızlıca irdelenmeli ve hatanın önem/aciliyet durumuna göre Seviye destek birimlerine ya da ilgili iş birimlerine bildirilmesi gerekmektedir.

4. Talep : Bu yazının konusu olan Talep Yönetimi aslında bu Çağrı tipi ile başlamaktadır. Talep tipindeki çağrıları yeni bir servis ya da Hizmet talebi olarak tanımlayabiliriz. Bu tip bir Çağrı geldiğinde aslında Talep Yönetimi süreci başlamış olur.

 

Talep Yönetimi Süreci

Yukarıda da bahsedildiği üzere aslında gelen çağrıların Yardım, İstek ya da Hata kategorisinde olması durumunda bu çağrılar genellikle 1. Seviye ya da 2.Seviye destek birimleri ile çözümlenebilmektedir.

Eğer gelen çağrı “Yeni Servis/Hizmet Talebi” şeklinde ise bu talep öncelikle kurumunuzda taleplerin yönetiminden sorumlu ekibe aktarılmalıdır.

Talep Yönetimi birimine aktarılan tüm talepler için -eğer kurumunuzda bir proje yönetim ofisi var ise- öncelikle talep mi proje mi kararı verilmelidir. Bu sınıflandırmanın amacı; gelen isteğin kapsamlı bir talep olması durumunda paydaşların da sürece dahil edilmesi ile proje olarak takip edilmesi ve sürecin daha verimli yönetilmesini sağlamaktır.

Özetlersek, gelen istek nispeten daha küçük boyutta bir istek ise, talep ilgili iş birimine aktarılmalı iken; daha geniş kapsamlı ve paydaş sayısı nispeten daha çok olan talepler proje olarak ele alınmalı ve Proje Yönetim Ofisine yönlendirilmelidir.

Kurumunuza gelen tüm taleplerin değerlendirilmesi ve önceliklendirilmesi sürecin 2. adımı olmalıdır. Bu işlem için kurum içerisinde farklı bölümlerde çalışan  kişilerden oluşturabileceğiniz bir  Talep Değerlendirme ve Önceliklendirme Komitesi kurabilir ve periyodik olarak (örneğin ayda 1) toplanan bu komite ile talepleri değerlendirebilirsiniz. Bu sayede tüm talepler, önem / öncelik derecesine göre kategorize edilebilir.

Önceliklendirme kriterlerinden bazılarını aşağıda görüntüleyebilirsiniz:

Bu bilgiler ışığında tüm talepler niteliğine göre ilgili İş Birimi Portföylerine ya da Proje Yönetim Ofisine aktarılır.

Talep tipindeki istekler Servis Masası ürününüz üzerinden daha önce tanımlanmış süreçlerinize göre yönetilmeli ve izlenmelidir. Proje tipindeki istekler ise Proje Yönetim aracınız üzerinden izlenmeli ve kontrol edilmelidir.

Proje tipindeki talepler Servis Masası ve varsa Talep Değerlendirme Komiteniz tarafından ölçeklendirilmeli ve Proje Yönetim Ofisinize aktarılmalıdır.

Aşağıda proje ölçeklendirme kriterlerinden bazılarını görüntüleyebilirsiniz:

Ölçeklendirme sonucuna göre projeler genellikle (her kurumda farklı olabilir) kategorize edilir. Çünkü projelerin yönetimi de bu kategorizasyonlara göre farklılar gösterebilir. Örneğin X tipi bir projede Maliyet Yönetimi planı yapılması beklenmezken; Y tipi bir projede hem Maliyet Yönetimi planı hem de Risk Yönetimi planının yapılması kurumunuz tarafından beklenebilir.

Dünya genelinde çoğunlukla kullanılan ve iyi uygulama örneklerini incelediğimizde bizim de kullanmaya karar verdiğimiz proje kategorizasyon tipleri Küçük, Orta ve Büyük proje şeklindedir.

Örnek(*) bir ölçeklendirme bazlı yönetim şeklini  aşağıda görüntüleyebilirsiniz:

(*)https://hcis.healthcare.uiowa.edu

Sonraki adımda, ölçeklendirilen ve önceliklendirilen tüm talep ve projeler ilgili birimlere dağıtılmalıdır. Sorumlu ekipler tarafından yürütülen bu isteklerin genel takibi Merkezi Talep Yönetimi ekibi tarafından belirli periyotlar ile kontrol edilmeli ve aksayan durumlarda derhal müdahele edilmelidir.

Haftalık olarak yapılan değerlendirme toplantıları ile bu taleplerin gözden geçirilmesi ve son durum bilgilerinin alınması izleme ve kontrol sürecinin en önemli adımı olacaktır. Bu işlemlerin periyodik olarak yapılması ve sürekli raporlanması büyük önem arzetmektedir.

Bu işlemlerin mümkün ise otomasyona dönüştürülmesi, kurumunuz adına önemli maliyet avantajları yaratabilir. Örneğin yürütülen tüm projelerin haftalık olarak yönetime raporlanması işleminin otomasyona alınması sayesinde projelerin durumları, tamamlanma oranları, maliyet bilgileri, haftalık olarak tamamlanan işler ve gelecek hafta yapılacak işler gibi bilgilere anlık olarak erişilebilmesi sağlanabilir.

Değerlendirmeler sırasında tamamlandığı tespit edilen tüm talepler de bu raporlamalarda gösterilmeli ve üst yönetim bilgilendirilmelidir.

 Talep Yönetimi ile Performans Değerlendirme

Tamamlanan her talep ve proje için genellikle performans değerlendirmeleri de yapılmalıdır. İyi uygulama örneklerini incelediğimizde, çoğunlukla talep ve proje tipi için 2 ayrı Proje Başarı Puanı hesaplamasının yapılabileceği gözlemlenmiş olup, aşağıda kullanılabilecek hesaplama kriterleri ile ilgili örnek bilgilere ulaşabilirsiniz.

Talepler için Örnek Performans Değerlendirme Kriterleri

Projeler için Örnek Performans Değerlendirme Kriterleri

Bu değerlendirmeler ekiplerinizin yıl sonu performans değerlendirmesinde belirli bir oranda olacak şekilde bir girdi olarak kullanılabilir ve bu sayede daha ölçülebilir KPI metrikleri oluşturabilirsiniz.

Bu sürece ilaveten hazırlanabilecek dashboardlar ile de üst yönetimin çalışan performanslarını  izlemesi sağlanabilir. Aşağıdaki şekilde örnek bir dashboard görselini inceleyebilirsiniz.

 Örnek Proje Başarı Skoru Dashboardu

Talep Yönetimi Özet Döngüsü

Talep Yönetimi her kurumun kendi ihtiyaçları doğrultusunda tasarlayabileceği bir süreçtir. Bu yazıda sizlere özet olarak Talep Yönetiminin kurumunuzda nasıl yapılandırılabileceği ile ilgili bilgiler vermeye çalıştım. Ama nihai durumda bu süreç kurumdan kuruma birçok farklılık gösterebilir. Burada tamamen yeni bir Talep Yönetimi süreci oturtmaya çalışan kurumlara genel bir fikir vermesi hedeflenmiştir.

Aşağıdaki görselde de tüm bu sürecin özet döngüsünü inceleyebilirsiniz:

Sonuç olarak, Talep Yönetimi Sürecinizi yukarıda anahatlarıyla bahsetmeye çalıştığım gibi oluşturabilirseniz, aşağıdaki gibi birçok kazanım elde edebilirsiniz:

• Süreç hakimiyetini sağlamak; görev ve sorumlulukları belirlemek,

• BT hedeflerinin iş ile uyumlu olmasını desteklemek,

• İş ile uyumlu performans kriterlerin tanımlanmasını sağlamak,

• Müşteri ve tedarikçilerle hizmet seviyesi anlaşmalarının imzalanmasını ve bunların izlenmesini sağlamak,

• Kapasite kullanımının ve tedariğinin optimize edilmesi sürecini desteklemek,

• Çalışan memnuniyetini desteklemek.

 

Saygılarımla,

Erkan ÇİNKO, MSc, PMP, PSM I

Projelerde Performans Yönetimi

Hepimizin bildiği ve yaşadığı üzere; birçok şirkette yılda birkez olmak kaydıyla performans primleri dağıtılır; ve hepimiz biliriz ki o yıl hepimiz çok iyi çalışmış ve en iyi performansı biz hak etmişizdir 🙂

Ama maalesef performans primleri dağıtıldıktan sonra çoğu çalışan mutsuz olmakta ve düşük performansının nedenlerini sorgulamakta; yöneticilerinden tatmin edici bir cevap bulamayınca da çalışmalarını mutsuz bir şekilde devam ettirmekte ya da çözümü işten ayrılmakta bulmakta. Bu tatminsizliğin en önemli nedeni, sene başında çalışanlara hedeflerin belirtilmemiş olması ve hedefini bilmeden çalışan çalışanların sene sonunda tamamen yöneticilerinin subjektif değerlendirmeleri ile bir performans notu almasından kaynaklanmaktadır.

Olması gereken, sene başında KPI hedeflerinin belirlenmiş ve bu KPI ların çalışanlar ile paylaşılmış olması; bu metriklerin de ölçülebilir nitelikte olmasıdır.

Ben bu yazımda IK performans yönetimi konusunun detaylarına çok fazla girmeyeceğim. Bu konuyu sonraki yazılarımda anlatmaya çalışacağım.

Bu yazı özelinde aslında yukarıda bahsettiğim IK performans yönetiminin bir parçası olan, projelerdeki KPI değerlendirme sürecinden bahsedeceğim. Yazımı, daha önce projelerde hiç performans yönetimi yapmayan proje yönetim ofisleri için bir başlangıç adımı olarak düşünebilirsiniz. Bunu anlatırken hemen uygulamaya geçebilmeniz amacıyla örnek bir hesaplama yöntemi de kullanıyor olacağım.

PROJE KPI’LARI

Öncelikle Projenin KPI’larının Proje Yöneticisi ve Proje Ekip Üyeleri için ayrı ayrı hesaplanmasının daha doğru olacağı kanısındayım. Çünkü her iki rol için farklı değerlendirmeler sözkonusu olacaktır.

Şimdi proje yöneticisi için uygulanacak KPI’ları ve ölçüm kriterlerini sırasıyla inceleyelim.

Proje Yöneticisi için Proje KPI Karnesi

Projelerdeki üçgeni bilmeyeniniz yoktur.

• KAPSAM
• ZAMAN
• MALİYET

ve tam ortalarında KALİTE.

Dolayısıyla bu 4 başlık ile ilgili mutlaka bir KPI nız olmalı.

Bunlarla birlikte kurumsal bir firmada çalışıyorsanız, mutlaka bir Proje Yönetim Metodolojiniz var demektir (https://erkancinko.wordpress.com/2016/12/31/proje-yonetim-metodolojiniz-var-mi/ linkindeki yazımı okuyabilirsiniz). Bu yüzden 5. Kriter olarak Proje Yönetim Metodolojisine Uyum başlığını da KPI’lara ekliyorum.

Son olarak günümüzün en önemli konusu Paydaş memnuniyeti ile KPI larımızı tamamlıyoruz.

Toplamda oluşan 6 KPI’mız;

1. KAPSAM
2. ZAMAN
3. MALİYET
4. KALİTE
5. METODOLOJİYE UYUM
6. PAYDAŞ MEMNUNİYETİ

 Şimdi gelin bu kriterlere ait örnek hesaplama yöntemlerini bir inceleyelim.

 KPI Hesaplama Yöntemleri ve Ağırlıkları

1. Kapsam (%20)

Kapsam, projenin namusudur. Dolayısıyla proje yöneticisi için en önemli KPI’lardan biri olarak KAPSAMın yerine getirilmesini öngörebiliriz. Kapsam için ölçüm şu şekilde yapılabilir;

Projenin başında belirlenen kapsama ilişkin ortaya çıkan gereksinimler ile proje sonunda bu gereksinimlerin tamamlanma oranına göre KAPSAM puanı belli olur. Örneğin;

Proje başında Kapsama ilişkin 20 gereksinim belirlenmiş olsun.

Proje sonunda da 18 gereksinimin tamamlandığı ve projenin bu şekilde kapatıldığı varsayılsın.

Bu KPI dan alınacak puan 18/20 * 20 (Kapsam Ağırlığı) = 18 puan olarak hesaplanacaktır.

2. Zaman (%20)

Proje yönetiminde belki de en önemli konu projenin zamanında bitmesidir. Dolayısıyla biz de zamanı önemli bir KPI olarak listeye ekliyoruz.

Hesaplama yöntemi ise gecikme oranına göre hesaplanabilir:

• Gecikme oranı = (gerçekleşen bitiş – planlanan bitiş) / proje süresi

[NOT: Gerçekleşen bitiş, planlanan bitişten önce ise tam puan alınır. ]

KPI Puanı ;

%0 < gecikme oranı <= % 5 ise 17,5;

%5 < gecikme oranı <= % 10 ise 15;

%10 < gecikme oranı <= % 20 ise 10;

%20 < gecikme oranı <= % 30 ise 7,5;

%30 < gecikme oranı <= % 50 ise 5 ve

%50 < gecikme oranı ise 0 olarak hesaplanabilir.

Örneğin;

100 günlük bir proje düşünelim. Bu proje 10 gün gecikmiş ise gecikme oranı;

10 / 100 =  %10 olup bu KPI dan alınacak puan 15 olarak hesaplanacaktır.

NOT : Burada zaman planlamalarının çok fazla buffer ile yapılmasını engellemek adına planlanan bitiş tarihinden çok önce biten projeler için de benzer bir sistemle puan azaltması yapılabilir.

3. Maliyet (%15)

Maliyet konusu bazı kurumlar için çok büyük önem arzetmekte olup, bazı kurumlar için çok fazla önemsenmemektedir. Dolayısıyla bu kriter için ağırlıklarınızı kurumun hedeflerine bağlı olarak revize etmeniz gerekebilir.

Maliyet KPI hesaplamalarında proje başında planlanan adam.gün maliyetinin proje sonundaki gerçekleşen adam.gün maliyeti ve işçilik dışı maliyetler gözönüne alınabilir.

Zaman KPI için belirlenen hesaplama yöntemi ve aralıklar için maliyet için de kullanılabilir.

• Maliyet aşım oranı = (gerçekleşen bitiş maliyeti – planlanan proje maliyeti) / Planlanan proje maliyeti

[NOT: Gerçekleşen bitiş, planlanan bitişten az ise tam puan alınır. ]

KPI Puanı ;

%0 < Maliyet aşım oranı <= % 5 ise 17,5;

%5 < Maliyet aşım oranı <= % 10 ise 15;

%10 < Maliyet aşım oranı <= % 20 ise 10;

%20 < Maliyet aşım oranı <= % 30 ise 7,5;

%30 < Maliyet aşım oranı <= % 50 ise 5 ve

%50 < Maliyet aşım oranı ise 0 olarak hesaplanabilir.

NOT : Burada maliyet planlamalarının çok fazla buffer ile yapılmasını engellemek adına planlanan maliyete göre çok daha düşük maliyetlerde tamamlanan projeler için de benzer bir sistemle puan azaltması yapılabilir.

4. Kalite (%15)

KPI lar içerisinde ölçülebilir hesaplama yöntemi açısından en zor kriter olarak Kalite göze çarpmakta.

Birbirinden çok farklı projeler olmakla birlikte özellikle yazılım sektörü açısından düşünüldüğünde proje bittikten sonra ortaya çıkan bug lar kalite KPI puanını belirleyecektir (Bir yazılım projesi yapılmıyorsa kalite için farklı kriterlerin proje başında belirleniyor olması gerekmektedir).

KPI puanı;

• 0 bug için 15 puan
• 1 bug için 10 puan
• 2 bug için 5 puan
• 3 bug ve üzeri için 0 puan olarak belirlenebilir.

5. Proje Yönetim Metodolosine Uyum (%15)

Proje yönetim metodolojisi olmayan bir proje yönetim ofisinin bu kriteri KPI’lara eklemesi mümkün olmayacak. Doğrusu öncelikle bu metodolojinin tanımlanmış olması  olacaktır (ilgili yazıma bu linkten ulaşabilirsiniz).

Metodolojinin var olduğu varsayımından yola çıkarak bu KPI’ın hesaplama yöntemini şöyle hesaplayabiliriz.

= Projede uygulanan metodoloji adım sayısı / Proje tipine göre uygulanması gereken adım sayısı

Örneğin;

Kurumun proje yönetim metodolojisi aşağıdaki gibi olsun(*) ve yönettiğimiz proje Küçük tip bir proje olsun.

Phase	Activities/Deliverables	Template	Project Class
			Small	Medium	Large
Initiating
Initiating	Project Request Document (PID)	.doc	X	X	X
	Business Case		X	X	X
	Project Governance			X	X
	Project Classification & Sizing	.xls	X	X	X
	Assign Project Manager/Lead			X	X
	Phase Sign-off/Closure Document	.doc		X	X
Planning
Planning	Planning Kick-Off Meeting			X	X
	Project Charter	.doc		X	X
	Project Approach		X	X	X
	Work Plan – Schedule Development	.doc		X	X
	Project Team Structure/Roles & Responsibilites	.doc		X	X
	Risk Management Plan				X
	Time Management Plan				X
	Cost Management Plan			X	X
	Resource Plan/Team assignments				X
	Issue Management Plan				X
	Communications Management Plan		X	X	X
	Scope Management Plan				X
	Phase Sign-off Document	.doc			X
Executing/Implementing
Executing Implementing	Project Kick -off Meeting			X	X
	Deliverables			X	X
	Manage Communications		X	X	X
	Manage Risks			X	X
	Manage Schedule			X	X
	Manage Scope		X	X	X
	Manage Costs			X	X
	Manage Issues			X	X
	Phase Sign-off/Closure Document	.doc			X
Closure
Closure	Formal Acceptance			X	X
	Transition to Production/Operations		X	X	X
	Contract Closure			X	X
	Lessons Learned				X
	Administrative Closure Documentation		X	X	X
	Project Sign-off/Closure Document	.doc	X	X	X
	Celebrate			X	X
Monitoring & Controlling
Monitoring & Controlling	Status Report	.doc	X	X	X
	Visual Project Plan	.xls		X	X
	Approved Changes			X	X
	Perfomance measures				X
	Contract changes				X
	Document Issues			X	X
	Conduct Status Review meetings			X	X
	Corrective actions				X
	Monitoring and Controlling Checklist				X
	Change Requests	.doc		X	X

(*)https://hcis.healthcare.uiowa.edu

Küçük tip projelerde göreceğiniz üzere metodolojimizde uygulanması gereken adım sayısı 11. Bu adımlardan projede 6’sı uygulanmış ise bu KPI’dan alınacak puan 15 * (6/11) = 8,2 olarak hesaplanacaktır.

6. Paydaş / Yönetim Memnuniyeti (%15)

Zaman, kapsam, maliyet, kalite herşey yolunda gitmiş olabilir; fakat önemli konulardan biri de paydaşların memnuniyeti. Paydaş memnun değil ise projeden tam not almak doğru olmayacaktır. Dolayısıyla paydaş memnuniyeti de proje yöneticisinin notu açısından önem arzetmekte.

Hesaplama yöntemine gelecek olursak;

5 soruluk 5 puan üzerinden verilebilecek bir anket yeterli olacaktır.

Ankette ;

• Projenin yönetiminden memnun kaldınız mı? (Çok İyi, İyi, ….)
• Proje çıktısı beklentilerinizi karşılıyor mu?
• Projede karşılaşılan sorunlar hızlıca çözümlendi mi?
• Projede kullanılan iletişim yöntemleri yeterli miydi?
• Genel anlamıyla projeye vereceğiniz puan ?

gibi sorular ile 15 puan üzerinden bu KPI için puanınızı öğrenebilirsiniz.

KPI HESAP ÖZETİ

1. Kapsam (%20)
2. Zaman (%20)
3. Maliyet (%15)
4. Kalite (%15)
5. Proje Yönetim Metodolosine Uyum (%15)
6. Paydaş / Yönetim Memnuniyeti (%15)

 

Bir proje için yukarıdaki 6 kritere göre hesaplanmış puan proje yöneticisinin o proje için alacağı performans puanını gösterecektir. Yönetilen tüm projeler için bu tarz bir hesaplama yapılarak ortalaması alındığında Proje Yöneticisi için yıllık Genel Proje KPI puanı belirlenmiş olacaktır. Bu puanın IK performans yönetimi açısından belirli bir oranda değerlendirmeye alınması, projelerin başarısını teşvik edecek bir adım olması anlamında da önem arzetmektedir.

SONUÇ

Tabiki yukarıda bahsedilen kriterler, oranlar ve hesaplama yöntemleri kurumdan kuruma çok büyük farklılıklar gösterebilir. Burada sadece bir mantalite anlatılmaya çalışılmıştır. Bu uygulama örneğini kurumunuzun işleyişlerine göre revize etmeniz, belki de tamamen değiştirmeniz de gerekebilir.  Unutmayın ki ne kadar draft bir yöntem olursa olsun, proje KPI değerlendirmesi yapıyor iseniz projelerinizin çok daha iyi bir şekilde yönetildiğini görebileceksiniz .

Yazımın ilk bölümünü burada bitiriyorum. İkinci kısımda proje ekibi için hesaplama yöntemlerini anlatıyor olacağım. Umarım kafanızda birşeyler canlandırabilmişimdir.

Soru ve görüşleriniz için yorum alanından ya da Bana Ulaşın linkini kullanarak benimle irtibata geçebilirsiniz.

Saygılarımla,

Erkan ÇİNKO, MSc, PMP, PSM I